A veces dar retroalimentación puede ser incluso más estresante que recibirla. Después de todo, queremos que nuestras palabras sean útiles y constructivas, pero tampoco queremos que nadie se sienta mal.
Es normal estar nervioso por cómo responderá la otra persona a tus comentarios. Después de todo, una reacción negativa podría dañar su relación y dificultarle la comunicación en el futuro.
Por eso es tan importante aprender a dar comentarios útiles.
Según Jamie Levin, consultor de comunicaciones estratégicas, la retroalimentación puede ayudar a fomentar el crecimiento, contribuir a una comunicación eficaz, resolver conflictos y mejorar la motivación. “Por supuesto, estos beneficios a menudo sólo se notan si las partes involucradas están abiertas a dar y recibir comentarios”, explica.
La buena noticia es que puedes dar tus opiniones honestas de una manera que no haga que las personas se sientan amargadas, enojadas o completamente despreciadas.
Tipos de comentarios
Entonces, ¿a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de retroalimentación? Puede involucrar cualquier situación en la que hagamos comentarios basados en nuestras observaciones directas. Lo que separa la retroalimentación de la crítica es que su objetivo es ayudarnos a aprender y mejorar nuestro desempeño.
El tipo de retroalimentación que damos a menudo depende de nuestros objetivos y de la situación. Dar el tipo de retroalimentación equivocada en el momento equivocado puede provocar malentendidos, herir sentimientos o conflictos.
Ya sea que esté dando retroalimentación rápida e informal a un amigo o socio, retroalimentación formativa a un compañero de trabajo o retroalimentación formal a un empleado, puede seguir estas cinco reglas para que su consejo sea lo más efectivo posible
Algunos tipos comunes de comentarios que podría brindar incluyen:
Comentarios informales
La retroalimentación informal es el tipo de retroalimentación que usted probablemente brinda con mayor frecuencia, a veces sin siquiera pensar en ello. Suele ocurrir de forma natural. A menudo es algo que las personas inician o piden por sí mismas (como preguntarle a su compañero de trabajo: “¿Qué te parece esto?” o “¿Te parece bien?”).
Si bien la retroalimentación informal puede ser útil, también puede ser hiriente o dañina si se presenta como un consejo no solicitado. Decirle a un colega lo que realmente pensó sobre su presentación (cuando no le pidió su opinión) es un buen ejemplo.
Comentarios formativos
La retroalimentación formativa, a menudo denominada retroalimentación constructiva, está diseñada para ayudarnos a adquirir habilidades y mejorar nuestro trabajo. Implica señalar áreas en las que podemos mejorar, lo cual es muy importante cuando estamos aprendiendo una nueva habilidad.
No se trata necesariamente de decir que hay algo malo en lo que hemos hecho. Más bien, se trata de señalar algunas formas en que podríamos mejorarlo aún más.
A veces la retroalimentación constructiva se malinterpreta como puramente negativa. Estos comentarios pueden señalar problemas, pero el objetivo es ayudarnos a aprender y hacerlo aún mejor.
Comentarios formales (o de desempeño)
La retroalimentación formal está estructurada y utilizada para evaluar cómo nos desempeñamos en un rol específico. Las revisiones de desempeño y las evaluaciones educativas son algunos ejemplos. La retroalimentación formal a menudo señala áreas que podrían mejorarse, pero también resalta nuestras fortalezas.
La retroalimentación sobre el desempeño puede ayudar a medir nuestro progreso y reconocer cuánto hemos crecido en nuestros roles. También puede resultar útil cuando se trata de lograr objetivos de rendimiento específicos.
Es importante recordar que cada tipo de retroalimentación tiene un propósito diferente. Antes de elegir qué tipo utilizar, debe considerar por qué ofrece comentarios, los objetivos que intenta alcanzar y las necesidades del destinatario.
Considere la situación y las necesidades del individuo antes de elegir qué tipo de retroalimentación es el más apropiado. Puede hacer que sus comentarios sean más efectivos si los expresa con consideración y empatía.
Las cinco reglas de la retroalimentación efectiva
En términos generales, no existe un conjunto de reglas universalmente acordadas sobre cómo y cuándo dar retroalimentación (aunque su lugar de trabajo u organización puede proporcionar algunas pautas específicas a seguir).
Levin dice que la forma en que la gente percibe tus comentarios depende de varios factores, incluyendo cómo hablas, el canal de comunicación que utilizas, si hay una audiencia y el contexto. Si la otra persona está dispuesta o no a escuchar lo que usted tiene que decir también es un factor crítico.
Algunas recomendaciones básicas que pueden ayudar a garantizar que sus comentarios sean útiles y no perjudiciales.
Elija el momento adecuado
Es esencial dar retroalimentación de manera oportuna. No espere demasiado después de finalizar un proyecto o de haber realizado una actuación para brindar sus comentarios.
Esperar demasiado puede hacer que sus comentarios sean menos significativos. Si alguien ya pasó a un proyecto completamente diferente, es comprensible que sus palabras tengan menos peso.
Entregarlo demasiado pronto también puede crear problemas, particularmente si los comentarios son de naturaleza más crítica. Por ejemplo, alguien que disfruta de una sensación de logro después de realizar una presentación puede no ser receptivo a comentarios que describan cosas que hizo mal o formas en que podría haberlo hecho mejor.
Lo más importante es asegurarse de que el destinatario de los comentarios sepa que los recibirá. No sorprenda a las personas con evaluaciones de desempeño sorpresa.
Sea claro y específico
Evite hacer comentarios vagos o declaraciones generales sobre cómo le fue a una persona. En lugar de decir: “Lo hiciste bien”, brinda detalles y explicaciones específicas.
Por ejemplo, podría decir algo como “Creo que realmente manejaste bien [esta situación] al [tomar esta acción]”.
Asegúrese de utilizar comunicación no verbal que refuerce lo que está diciendo. Fruncir el ceño cuando felicitas a la otra persona puede provocar señales contradictorias.
Céntrese en las acciones, no en los rasgos de personalidad
La retroalimentación debe centrarse en los comportamientos y acciones específicos de una persona, no en sus rasgos y características. Atribuir el desempeño al carácter de una persona puede generar sentimientos de ira o actitud defensiva, particularmente cuando la retroalimentación se centra en abordar problemas en el desempeño.
Por ejemplo, en lugar de decir que alguien está “desmotivado” o que “le falta compromiso”, podría decir algo como “Noté que parece que te cuesta sentirte entusiasmado con este proyecto” o “Parece que te perdiste tu último tres plazos.”
Centrarse en el comportamiento, en lugar de atribuirlo a las características innatas de una persona, también puede ayudar a fomentar una mentalidad de crecimiento en lugar de una mentalidad fija.
Cuando las personas piensan que los resultados son causados por características personales que no se pueden cambiar, es menos probable que la retroalimentación resulte en cambios. Sin embargo, cambiar esta perspectiva para centrarse en cómo las personas pueden tomar medidas para mejorar puede ayudarlas a sentirse más motivadas y capaces.
Adopte un enfoque equilibrado
Una buena retroalimentación debe incluir comentarios tanto positivos como constructivos. Si insistes demasiado en la retroalimentación constructiva, es mucho más probable que la otra persona se vaya sintiéndose bastante mal consigo misma. En otras palabras, concentrarse demasiado en lo que están haciendo mal puede resultar perturbador, hiriente y desmotivador.
En su lugar, intente brindar algunos comentarios sobre las formas en que las personas pueden mejorar y crecer, pero equilibrelo brindando reconocimiento y reconocimiento por lo que han hecho bien.
Los comentarios positivos pueden generar confianza y motivación, y aliviar parte del dolor de los comentarios constructivos.
Busque formas de fomentar la autorreflexión
La retroalimentación no debería ser solo una lista de ventajas y desventajas. Entréguelo de una manera que anime a las personas a reflexionar sobre cómo les está yendo, qué han hecho bien y cómo podrían mejorar.
¿Cómo haces esto? Involucrar a la otra persona es una excelente manera de comenzar. Al notar cosas que podrían necesitar mejoras o áreas que no cumplieron con las expectativas, podría preguntar: “¿Cuáles son algunas cosas que podrías hacer diferente la próxima vez?”. o “¿Tiene alguna idea sobre cómo cambiar esto?”
El mundo cambió y con él la forma en la que nos comunicamos, hoy la asertividad es primordial para mantener una sana convivencia, el saber decir sin miedo, el poder quitarnos toda carga emocional, la posibilidad de hablar sin culpas, aprender a decir que no, serán desde ahora herramientas fundamentales para el desarrollo de cualquier persona.
Ejemplos de comentarios positivos y negativos
La forma en que exprese sus comentarios también puede marcar una gran diferencia en lo que otras personas sienten al respecto.
Los comentarios positivos suenan como…
La retroalimentación positiva suele ser más fácil de brindar. Después de todo, la mayoría de las personas agradecen algunas palabras amables y elogios por un trabajo bien hecho.
Por ejemplo, es posible que desee brindar comentarios positivos a un empleado que ha mostrado un desempeño excelente de manera constante. Podrías decir algo como: “Realmente aprecio que hayas tomado la iniciativa de terminar el proyecto en el momento oportuno. ¡Tu trabajo duro y tu compromiso definitivamente dieron sus frutos!”.
En otros casos, es posible que desees brindar comentarios destinados a reforzar positivamente el progreso de un miembro del equipo. Podrías decir: “Estoy realmente impresionado por la mejora que has logrado en los últimos meses. ¡Sigue así y realmente seguirás brillando!”.
Los comentarios negativos suenan como…
Los comentarios negativos pueden ser un poco más desafiantes. Aquí es donde pueden resultar útiles habilidades como equilibrar los comentarios constructivos con el estímulo.
Cuando necesite señalar deficiencias, podría decir: “Está claro que usted puso mucho esfuerzo en el proyecto, pero es necesario corregir algunas áreas. Hablemos de lo que podemos hacer para ayudarlo a realizar estas mejoras”.
También puede resultar útil utilizar declaraciones de “yo siento” al dar comentarios negativos. En lugar de expresar comentarios como “Siempre llegas tarde”, puedes intentar expresarlos de otra manera, como “He notado que has llegado tarde varias veces este mes. Esto ha creado algunas perturbaciones para otras personas en el grupo”. oficina, por lo que es muy importante llegar a tiempo y respetar los horarios de otras personas”.
Dar comentarios negativos no es fácil, pero a veces no hay forma de evitarlo. Sólo recuerda que puedes transmitir tu mensaje sin que nadie se sienta mal. Un poco de tacto y empatía pueden garantizar que las personas reciban el mensaje sin ponerse a la defensiva o enojarse.
Cómo dar y recibir comentarios
Afortunadamente, dar (y recibir) retroalimentación es una habilidad que puedes aprender. “Aprendemos mucho al estar abiertos a la retroalimentación y los comentarios constructivos”, dice Levin, “Fomenta una conversación saludable, la aceptación y demuestra que las personas se respetan unas a otras”.
Cuando estás dando retroalimentación:
Conozca a su audiencia
Levin sugiere pensar en la persona que recibirá sus comentarios. Por ejemplo, si prefieren la comunicación uno a uno, es posible que se sientan avergonzados o a la defensiva si les das tu opinión durante una reunión de equipo.
“No sólo les has hecho sentir así sin querer, sino que también pueden estar completamente cerrados a cualquier retroalimentación que les proporciones, ya que pueden estar muy concentrados en cómo se sienten en lugar de en lo que estás diciendo”, dice Levin.
Dar comentarios en privado
Intente dar su opinión en un entorno privado. Incluso si sus comentarios están equilibrados entre declaraciones constructivas y positivas, mantener estos comentarios en privado (o al menos lo más privado posible) puede ayudar a prevenir sentimientos de vergüenza o ponerse a la defensiva.
Sugerir soluciones
La retroalimentación debe ser más que una larga lista de problemas. Cuando haya deficiencias, trate de brindar apoyo y sugerir soluciones que puedan ayudar al individuo a tener éxito en el futuro.
Haga preguntas que fomenten la reflexión
Este enfoque puede reforzar los aspectos positivos y al mismo tiempo permitir que la otra persona piense en mejorar las cosas. Podrías preguntarle a la otra persona qué cree que salió bien y qué podría hacer diferente en el futuro.
- Cuando recibe comentarios.
- Trate de tener la mente abierta.
No siempre es fácil escuchar lo que otras personas dicen sobre tu trabajo. Mantenga la mente abierta y considérelo como una oportunidad para perfeccionar sus habilidades.
Aclare cualquier malentendido
No tema hacer preguntas si los comentarios no son claros o confusos. Concéntrese en ser específico para asegurarse de comprender lo que el revisor o comentarista intenta transmitir.
Mostrar agradecimiento
Incluso si los comentarios no son exactamente los que quieres escuchar, agradece a la otra persona por su tiempo y sus pensamientos. Puede que no sea fácil, pero es una excelente manera de demostrar que está dispuesto a escuchar.
Date tiempo para reflexionar
Evite reaccionar inmediatamente (como enviar un correo electrónico enojado a un compañero de trabajo o gerente). En su lugar, tómate tiempo para escuchar los comentarios y decidir qué significan y cómo podrías querer responder. Te sentirás menos emocional y a la defensiva si te detienes y te tomas un tiempo para reflexionar.
Trate de mantenerse positivo
El hecho es que recibir comentarios negativos no es nada divertido. Trate de recordar que la retroalimentación no pretende ser un ataque personal. Aunque te sientas mal, recuerda que es algo que puede ayudarte a aprender y crecer.
Reconocer por qué es importante la retroalimentación
La retroalimentación puede ser una herramienta importante para el desarrollo tanto personal como profesional. No siempre es fácil evaluar su propio trabajo, por lo que lograr que otros ofrezcan sus comentarios, experiencias y conocimientos puede ayudarle a obtener nuevos conocimientos.
También puede ayudarle a comprender mejor cómo los demás perciben y se relacionan con su trabajo.
Los buenos comentarios también pueden ser motivadores. Los comentarios positivos de colegas, supervisores o clientes pueden ayudarlo a sentirse bien con su trabajo. Los expertos sugieren que la retroalimentación es más significativa cuando proviene de alguien a quien ven como un modelo a seguir.
A veces, son los comentarios constructivos que brindan información sobre lo que podría faltar los que pueden ser su mayor fuente de inspiración. Este tipo de comentarios te desafía a seguir aprendiendo y creciendo. Le brinda algo por lo que trabajar para que pueda ver su progreso y estar orgulloso de lo lejos que ha llegado.
Dar y recibir comentarios a veces puede ser un desafío, especialmente porque no quieres que nadie se sienta mal. Es una habilidad en la que vale la pena trabajar, ¡así que esté dispuesto a aceptar comentarios sobre cómo la brinda!
La retroalimentación honesta y bien entregada puede ser una herramienta de comunicación esencial que ayuda a las personas a aprender, crecer y aprender más sobre sí mismas. Practicar habilidades de retroalimentación (como ser específico, centrado en la acción y equilibrado) puede ayudar a garantizar que las personas agradezcan lo que usted tiene que decir.
