Cómo ser más organizado

¿Tienes una habitación desordenada a la que temes llegar a casa? ¿No puede encontrar las cosas cuando las necesita? ¿Tiene un escritorio repleto de papeles que necesita tener bajo control? ¿El escritorio de su ordenador está desordenado con varios archivos y carpetas desordenados? Si es así, te preguntarás cómo puedes empezar a ser más organizado.

Este artículo explora algunas de las características de las personas organizadas, los beneficios de este rasgo y algunos pasos que puedes dar para ser más organizado.

Características de las personas organizadas

Estas son algunas de las características de las personas organizadas, comparadas con las de las personas desorganizadas.

Las personas organizadas

• Hacen las cosas inmediatamente.
• Tienden a estar centradas y orientadas a los objetivos.
• Tienen más disciplina.
• Mantienen sus espacios limpios y ordenados.
• Mantienen un calendario de eventos importantes.
• Tienden a ser más puntuales.
• Tienen lugares fijos para las cosas.
• Están mejor preparados para las emergencias.
• Son más propensos a planificar con antelación.

Personas desorganizadas

• Guardan las cosas para más tarde.
• Tienden a ser más relajadas.
• Son más impulsivas.
• Mantienen sus espacios desordenados o sucios.
• Tienden a faltar a sus citas y eventos.
• Tienden a llegar tarde.
• A menudo son incapaces de encontrar las cosas.
• Son más propensos a ser sorprendidos.
• Son más propensos a no estar preparados.

Habilidades organizativas

Ser organizado es una habilidad, y algunos somos más organizados por naturaleza que otros. Pero la buena noticia es que las habilidades organizativas pueden aprenderse y desarrollarse. Cuanto más practiques una buena organización, más fácil te resultará empezar a establecer nuevos hábitos. A su vez, esto le ayudará a mantener un entorno de trabajo seguro y productivo, a proteger su tiempo y a comunicarse con mayor eficacia.

Concéntrese en estas tres áreas clave para desarrollar sus habilidades de organización en general:

Organice su espacio de trabajo

Para ser más organizado, un buen lugar para empezar es su escritorio, o el lugar donde realiza la mayor parte de su trabajo.

Sé sincero: ¿tu espacio de trabajo te ayuda actualmente a ser organizado o es la fuente de muchos de tus problemas? Puede que trabajes mejor con un poco de desorden, en cuyo caso, mantenlo. Pero, si el estado de tu escritorio está estropeando tu rendimiento, es hora de hacer algunos cambios.

¿Qué es lo que realmente necesitas tener cerca? Si ves algo que ya no es útil o que simplemente estorba, guárdalo con cuidado en otro lugar o deshazte de él.

Intenta tener una “zona de acción” en tu escritorio, donde guardes las cosas que necesitas para tu proyecto o actividad actual. Esto te ayudará a ponerte en marcha rápidamente, a evitar distracciones y a mantenerte concentrado en la tarea que tienes entre manos. Cuando termines un proyecto, recoge todo para dejar espacio al siguiente.

Y, cuando tu espacio de trabajo esté en buen estado, ¡mantenlo así! Al final de cada día, decide qué tiene que quedarse donde está, y haz desaparecer todo lo demás.

Organice su tiempo

Los buenos hábitos de organización son cruciales para una buena gestión del tiempo, y viceversa. Un enfoque ordenado de tu trabajo no sólo te ahorrará tiempo, sino que también te ayudará a utilizar tu tiempo de forma más eficaz. Del mismo modo, planificar y programar eficazmente sólo es posible cuando se pueden encontrar las herramientas y la información adecuadas.

Con un acceso fácil a todo lo que necesitas, estarás seguro de la cantidad de tiempo que debe llevar cada tarea. También tendrás una idea clara de cuándo hacerla, para que encaje con el resto de tu trabajo y se adapte a otras personas.

Y lo que es más importante, con un enfoque tranquilo y controlado de cada día, podrás hacer un buen uso de todas las herramientas de gestión del tiempo que se te ofrecen.

Empieza cada día como quieras. Dedica los primeros 15 minutos a organizarte. Si tienes un programa de acción, ve directamente a tu lista de “próximas acciones”.

También puedes hacer una lista de tareas, con las prioridades del día en la parte superior. Esto te ayudará a ver la mejor manera de organizar tu día. Sabrás qué tareas deben hacerse primero y cuáles pueden dejarse para la tarde. También podrás hacer coincidir tu trabajo más importante -o más desafiante- con los momentos del día en los que estás mejor. Descubre más sobre este tema en nuestro artículo “¿Es una tarea matutina?

Organice su comunicación

Las habilidades organizativas también permiten una comunicación clara.

Si tienes todas tus notas e ideas organizadas en un solo lugar, podrás recordar y compartir la información más fácilmente. Esto hará que tu comunicación sea más informativa, oportuna e incluso influyente. También es probable que te sientas más seguro y tranquilo.

Esto es especialmente útil en momentos de crisis, cuando hay que actuar o responder rápidamente. Cuanto más organizado estés, más fácil será ver cuál es la mejor manera de responder a la situación. Además, tendrás más control y persuasión en tu respuesta.

Consulta la sección Herramientas de organización, más abajo, para obtener consejos sobre cómo organizar tu comunicación.

Cómo ser más organizado

A continuación, se ofrecen algunos consejos que pueden ayudarte a ser más organizado.

Elija un área de interés

Organizarse puede llevar tiempo y esfuerzo, por lo que intentar hacer varias cosas a la vez puede ser bastante abrumador. Elija un área de atención para empezar y trabaje para tenerla bajo control. Por ejemplo, puede empezar por su armario, sus documentos importantes o su escritorio en el trabajo.

Una vez que consigas organizar una pieza, puedes empezar a ampliarla a las demás áreas de tu vida. Cuanto más practiques la organización, mejor lo harás.

Lleva una lista de tareas pendientes

Un estudio del 2016 señala que tener una lista de cosas por hacer ayuda a mejorar la productividad, porque tener un plan de acción escrito reduce la carga ejecutiva del cerebro y lo libera para trabajar en otras tareas.

Si prefieres escribir las cosas, puedes utilizar una agenda para llevar un registro de todo lo que tienes que hacer. Si prefiere tener las cosas a mano con un solo clic, puede mantener una lista en su teléfono, tableta u ordenador portátil. Hay varias aplicaciones que pueden ayudarte a crear una lista de tareas, establecer recordatorios y seguir el progreso de tus tareas.

Puedes crear listas separadas para las distintas áreas de tu vida, como “Proyectos de trabajo”, “Tareas del hogar”, “Lista de la compra”, etc. Puede ser útil clasificar las tareas por orden de urgencia, para saber qué hay que hacer primero.

Lo más importante es anotar las cosas que tienes que hacer inmediatamente. De lo contrario, si te dices a ti mismo que las escribirás más tarde, es probable que las olvides y no las hagas.

Establece objetivos

Escribe una lista de objetivos que te gustaría alcanzar. A continuación, divide cada objetivo en pasos más pequeños y manejables. Establezca plazos para cada paso y haga un seguimiento de su progreso.

Por ejemplo, si estás buscando trabajo, tu lista de tareas podría incluir pasos como la redacción de tu currículum, la presentación de solicitudes a una lista de empresas que te interesan y el envío de correos electrónicos de seguimiento. Puede ser útil crear una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de cada una de tus solicitudes. Puedes seguir un proceso similar para todos tus objetivos.

Limpia el desorden físico

Un estudio del 2017 señala que vivir en un espacio desordenado puede desorientar tu cerebro, haciendo que experimentes confusión e incertidumbre espacial. El desorden también conduce a la acumulación de polvo y moho, además de plantear riesgos de incendio y tropiezos.

Procure limpiar los espacios físicos, como su casa, su garaje, su coche y su escritorio en el trabajo. Procure que las superficies estén lo más limpias y desordenadas posible.

Esto puede llevar algo de tiempo, pero intenta abordar un área cada semana, dependiendo de tu ancho de banda. Conserva sólo las cosas que necesitas y dona las que no.

Deshágase del desorden digital

También puede ser útil desordenar tus espacios digitales. Por ejemplo, desinstala las aplicaciones que no utilices en tu teléfono y borra las fotos, vídeos y documentos que no necesites, ya que suelen ocupar mucho espacio.

Mantén un sistema de archivo organizado en tu portátil para todos tus archivos y documentos. Ordena tus correos electrónicos en carpetas y elimina el correo basura que no necesites. Cancela la suscripción a los boletines que no leas. Cierra las pestañas del navegador que no necesites, o márcalas para más tarde.

Poner las cosas en su sitio

Mientras limpias, asigna un lugar fijo a todas tus cosas. A partir de ahora, procura poner las cosas siempre en el mismo sitio. De este modo, te resultará más fácil encontrar tus cosas, ya que empezarás a asociarlas con un lugar concreto.

Mantenga un calendario

Mantenga un calendario físico o digital donde anote cosas como:

• Citas.
• Reuniones.
• Fechas límite.
• Eventos sociales.
• Cumpleaños.
• Aniversarios.

Así te asegurarás de que no se te escape ningún plazo u ocasión importante. También puedes usar tu calendario para establecer recordatorios para ti mismo, para comprarle a tu mejor amigo una tarta por su cumpleaños, por ejemplo, y así no tener que apresurarte en el último momento.

Digitalizar documentos

Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) señalan que puede ser útil digitalizar los documentos importantes, así como otros artículos en papel, como recetas y fotografías, para ayudar a minimizar el desorden.

Los CDC señalan que esto no sólo garantiza una copia de seguridad en caso de que se destruyan los originales, sino que también facilita el acceso y el intercambio de documentos en formato digital. Los CDC recomiendan digitalizar los registros médicos y la información del seguro y guardarlos en una ubicación digital segura a la que pueda acceder en caso de emergencia.

Utilice ayudas organizativas

Hay una gran cantidad de productos que pueden ayudarte a ser más organizado, así que asegúrate de aprovecharlos.

Para los espacios físicos, hay varios tipos de soluciones de almacenamiento para artículos como ropa, zapatos, joyas, maquillaje, utensilios y documentos. Para los espacios digitales, hay varias aplicaciones y herramientas que pueden ayudarte a organizar tus notas, listas, tareas y correos electrónicos.

Al principio, puede costar un poco acostumbrarse al organizador, pero una vez que te acostumbres, se convertirá en un hábito.

Posibles dificultades de la desorganización

Harvard Business Review (HBR) señala que ser desorganizado puede tener varios inconvenientes, entre ellos:

• Pérdida de tiempo por no poder encontrar las cosas.
• Dificultad para concentrarse, reducción de la función cognitiva y menor productividad.
• Problemas en la toma de decisiones y en la regulación emocional.
• Mayores niveles de estrés, ansiedad y depresión.
• Menor calidad del sueño y de los hábitos alimentarios.
• Menor calidad de las relaciones, ya que la gente tiende a tener una peor opinión de las personas desorganizadas.

Conclusión

Estas son algunas de las mejores maneras de organizar tu vida. ¿Recuerdas cómo organizabas tu vida cuando eras niño? Nada tiene que cambiar. Lo único que tienes que hacer es sustituir los malos hábitos que has formado a lo largo de los años por otros buenos. Aprende de estos consejos de organización, conviértelos en tus hábitos uno a uno. ¡Poco a poco serás mucho más organizado y productivo!

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor manera de organizarse?

Hay muchas maneras diferentes de organizar algo y a menudo no hay una manera “correcta” de hacer las cosas. Un método que funciona para una persona puede no funcionar necesariamente para otra, y viceversa. El mejor método para ti es el que puedas seguir de forma constante.

¿Necesitas limpiar todos los días para ser organizado?

Sin duda ayuda mantener una rutina diaria que incluya tareas básicas como hacer la cama, ordenar la habitación, fregar los platos y ocuparse de las cosas más urgentes de la lista de tareas. Hacer pequeñas cosas cada día puede ayudar a evitar que las cosas se acumulen.

Aparte de esto, puedes planear hacer otras tareas durante el fin de semana o cuando tengas tiempo libre.

Ser organizado puede ayudarte a mantener los espacios físicos y digitales ordenados y libres de desorden. Puede ayudarte a concentrarte mejor en la tarea que tienes entre manos y a ser más productivo, al tiempo que reduces tus niveles de estrés y ansiedad.

Si no estás acostumbrado a ser organizado, empieza poco a poco con pequeños cambios y ve subiendo a otros más grandes. Sin duda, requiere cierta disciplina, sobre todo al principio. Sin embargo, con el tiempo se convertirá en un hábito que formará parte de su rutina diaria.

Si tienes un problema de salud mental que te dificulta encontrar la motivación o la energía para organizar tus cosas, acude a un profesional de la salud mental.