Conoce los efectos de la multitarea en la productividad

La multitarea parece una forma estupenda de hacer muchas cosas a la vez, pero las investigaciones han demostrado que nuestros cerebros no son tan buenos para manejar múltiples tareas como nos gusta pensar. De hecho, algunas investigaciones sugieren que la multitarea puede dificultar la productividad al reducir la comprensión, la atención y el rendimiento general.

¿Qué es lo que hace que la multitarea sea un asesino de la productividad? Puede parecer que estás realizando varias cosas al mismo tiempo, pero lo que realmente estás haciendo es cambiar rápidamente tu atención y enfoque de una cosa a otra. Pasar de una tarea a otra puede dificultar la eliminación de las distracciones y provocar bloqueos mentales que pueden ralentizarte.

¿Qué es la multitarea?

• Trabajar en dos o más tareas simultáneamente.
• Pasar de una cosa a otra.
• Realizar varias tareas en rápida sucesión.

Cómo la multitarea perjudica la productividad

La multitarea afecta gravemente a la productividad. Nuestros cerebros carecen de la capacidad de realizar múltiples tareas al mismo tiempo; en los momentos en los que pensamos que hacemos varias cosas a la vez, lo más probable es que estemos cambiando rápidamente de una tarea a otra.

Centrarse en una sola tarea es un enfoque mucho más eficaz por varias razones:

La multitarea distrae

Las personas que realizan varias tareas a la vez pueden sentirse más distraídas que las que se centran en una sola tarea a la vez. Esto tiene sentido si se tiene en cuenta que, por costumbre, los multitareas vuelven a centrarse constantemente en una nueva tarea, distrayéndose efectivamente de su tarea original.

Algunas investigaciones sugieren que las personas que realizan varias tareas a la vez son más propensas a la distracción, y pueden tener problemas para centrar su atención incluso cuando no están trabajando en varias tareas a la vez. Otras investigaciones muestran que, aunque puede haber una conexión entre la multitarea y la distracción, esa relación es menor de lo que se pensaba en un principio y varía bastante de una persona a otra.

La multitarea te ralentiza

Aunque pueda parecer contrario a la creencia popular, tendemos a trabajar más lentamente y con menos eficacia cuando realizamos varias tareas a la vez. La multitarea conduce a lo que los psicólogos llaman “costes de cambio de tarea”, o los efectos negativos que se derivan de cambiar de tarea. Nos encontramos con costes de cambio de tarea (como un ritmo de trabajo más lento) debido a la mayor demanda mental que se asocia con el salto de una cosa a otra.

El cambio de enfoque también nos impide confiar en los comportamientos automáticos para terminar las tareas rápidamente. Cuando nos centramos en una sola tarea que ya hemos hecho antes, podemos trabajar con el “piloto automático”, lo que libera recursos mentales. Al cambiar de una tarea a otra, se omite este proceso y, en consecuencia, tendemos a trabajar más lentamente.

La multitarea afecta a la función ejecutiva

La multitarea está gestionada por las funciones ejecutivas del cerebro. Éstas controlan y gestionan los procesos cognitivos y determinan cómo, cuándo y en qué orden se realizan ciertas tareas. El proceso de control ejecutivo consta de dos etapas:

Cambio de objetivo: Decidir hacer una cosa en lugar de otra

Activación de reglas: Cambio de las reglas de la tarea anterior a las reglas de la nueva tarea.

Pasar por estas etapas puede añadir sólo unas décimas de segundo, pero puede empezar a sumar cuando las personas cambian de un lado a otro repetidamente. Esto puede no ser un gran problema cuando se dobla la ropa y se ve la televisión al mismo tiempo. Sin embargo, si te encuentras en una situación en la que la seguridad o la productividad son importantes, como cuando conduces en medio de un tráfico denso, incluso pequeñas cantidades de tiempo pueden resultar críticas.

Los multitareas cometen errores

La multitarea puede reducir su rendimiento y hacerle más propenso a cometer errores. Las investigaciones han demostrado que los estudiantes que realizan multitareas en clase tienden a tener un promedio más bajo (y, si siguen realizando multitareas en casa, suelen tardar más en terminar sus tareas).

Los adultos también pueden experimentar un menor rendimiento mientras realizan multitarea. Un estudio del 2018 descubrió que los adultos mayores eran propensos a cometer más errores al conducir si hacían multitarea.

La función cerebral de las personas multitarea

Hacer varias cosas diferentes a la vez puede mermar la capacidad cognitiva, incluso en el caso de las personas que realizan varias tareas a la vez con frecuencia. De hecho, las investigaciones sugieren que las personas tienden a sobrestimar su capacidad para realizar varias tareas a la vez, y las personas que practican este hábito con mayor frecuencia suelen carecer de las habilidades necesarias para ser eficaces en ello.

Los multitareas crónicos tienden a mostrar más impulsividad que sus compañeros, y pueden ser más propensos a restar importancia a los posibles riesgos asociados con la realización de varias cosas a la vez. También parecen mostrar niveles más bajos de control ejecutivo y suelen distraerse con facilidad.

Los recursos cognitivos limitados pueden estar implicados en este fenómeno. Varias redes del cerebro interactúan para guiar nuestro comportamiento cada vez que nos proponemos completar una tarea. Este comportamiento incluye:

• Establecer un objetivo.
• Identificar la información que necesitamos para conseguirlo.
• Ignorar las distracciones irrelevantes.

Cuando intentamos llevar a cabo este proceso para varias tareas a la vez, podemos cometer errores cognitivos. Por ejemplo, podríamos no tener en cuenta la información irrelevante, lo que nos llevaría a una mayor distracción.

La investigación no es clara en cuanto a la relación exacta entre la multitarea y la función cerebral. Es posible que la multitarea crónica cambie el cerebro con el tiempo, provocando más distracción y problemas de concentración, o puede ser que las personas con estos rasgos sean más propensas a la multitarea en primer lugar.

Los adolescentes y la multitarea

El impacto negativo de la multitarea crónica y pesada puede ser especialmente perjudicial para las mentes de los adolescentes. A esta edad, los cerebros están ocupados formando importantes conexiones neuronales. Dividir la atención y distraerse constantemente con diferentes flujos de información podría tener un grave impacto negativo a largo plazo en la formación de estas conexiones.

Multitarea con los medios de comunicación

Algunas investigaciones sugieren que las personas que realizan multitarea con los medios de comunicación (utilizando más de un medio o tipo de tecnología a la vez) podrían ser mejores en la integración de la información visual y auditiva. En un estudio, se pidió a los participantes de entre 19 y 28 años que rellenaran cuestionarios sobre su uso de los medios de comunicación. A continuación, los participantes completaron una tarea de búsqueda visual con y sin sonido para indicar cuándo un elemento cambiaba de color.

Las personas que realizan muchas tareas al mismo tiempo obtuvieron mejores resultados cuando se presentó el sonido, lo que indica que eran más hábiles para integrar las dos fuentes de información sensorial. Por el contrario, los multitareas pesados obtuvieron peores resultados que los multitareas ligeros/medios cuando el sonido no estaba presente.

Romper el hábito de la multitarea

Si crees que la multitarea está afectando negativamente a tu vida, es posible hacer algunos cambios que aumentarán tu productividad y eficiencia. La próxima vez que te encuentres realizando varias tareas a la vez, haz una rápida evaluación de las distintas cosas que estás intentando realizar. A continuación, determine en qué tarea debe centrarse primero. Inténtelo:

• Limitar el número de cosas que haces malabares en un momento dado a una sola tarea. Si necesita trabajar en varias cosas a la vez, intente combinar algo automático, como doblar la ropa, con algo que requiera más concentración, como mantener una conversación.
• Utilice la “regla de los 20 minutos”. En lugar de cambiar constantemente de tarea, intenta dedicar toda tu atención a una tarea durante 20 minutos antes de cambiar a la otra.
• Agrupe sus tareas. Si tiene problemas para resistir el impulso de consultar el correo electrónico o realizar otra tarea que le distraiga, programe un momento determinado del día para abordarlo. Al agrupar tareas similares y establecer un tiempo para realizarlas, puedes liberar tu mente para concentrarte en otra cosa.
• Limite las distracciones. Esto puede significar buscar un lugar más tranquilo para trabajar, apagar el teléfono y desactivar las notificaciones y alarmas.
• Practica la atención plena. Añadir la atención plena a tu rutina diaria puede ayudarte a darte cuenta de los momentos en los que estás haciendo varias cosas a la vez. La atención plena también puede mejorar tu capacidad de concentrarte y prestar atención a una sola cosa a la vez.

Trabajar en una tarea a la vez puede ayudarte a ser más productivo y puede hacer que cada tarea sea más agradable.

Preguntas frecuentes sobre la multitarea

¿La multitarea es mala para la salud?

Sí, puede serlo. La multitarea puede reducir su capacidad de concentración, aumentar la sensación de estrés y exacerbar la impulsividad. También puede empeorar su rendimiento en el trabajo o en la escuela, lo que puede provocar más sentimientos negativos y ansiedad.

¿Qué significa que alguien tiene problemas para realizar varias tareas a la vez?

Significa que, como la mayoría de nosotros, su cerebro no está preparado para trabajar en varias tareas complejas simultáneamente. Rendimos mucho mejor cuando nos concentramos totalmente en una cosa a la vez.

¿Debo añadir la multitarea como habilidad en mi currículum?

Deberías considerar si realmente eres capaz de realizar varias tareas a la vez antes de añadirlo a tu currículum. Tendemos a sobrestimar nuestra capacidad multitarea, e incluso las personas que se creen hábiles en este ámbito suelen cometer errores o trabajar de forma ineficiente.

Cómo utilizar el bloqueo del tiempo para gestionar su día

Tanto si tienes un trabajo de nueve a cinco, como si trabajas a distancia o te quedas en casa con los niños, todo el mundo necesita un método eficaz para gestionar su día. Al fin y al cabo, el perfeccionismo, la procrastinación y el mito de la multitarea son peligros muy reales que pueden mantener estancadas incluso a las personas más productivas. Entonces, ¿cómo tomar el control de su horario y realmente hacer las cosas?

Según personas como Elon Musk y Bill Gates, todo se reduce a tomar el control de tu tiempo y tu agenda. Para ellos, utilizan la “microprogramación”, que consiste en programar su día en incrementos de cinco minutos. Aunque ese tipo de detalle puede no ser necesario para la persona media, hay una lección para todos nosotros: Tomar el control de tu tiempo programándolo o dividiéndolo en trozos o bloques te hace más productivo. Y la forma más fácil y eficaz de hacerlo es mediante el “bloqueo del tiempo”.

Lo ideal es que, una vez que haya completado su plan, sea capaz de bloquear cada día de la semana. Empiece por sus principales prioridades y siga a partir de ahí. Por ejemplo, si su prioridad principal para la semana es escribir un informe de actividades extenso para el viernes, piense en el tiempo que le llevará elaborarlo.

En consecuencia, si crees que tardarás cuatro horas en completar el informe, podrías programar dos horas el lunes y dos horas el martes para trabajar en el informe. Luego, el miércoles, planifica otra hora para revisarlo, hacer cambios y finalizarlo. Al planificar bloques de tiempo a principios de la semana para completar el informe, no sólo se evita la procrastinación, sino que también se reserva el tiempo necesario para centrarse en el desarrollo del informe.

El bloqueo del tiempo, o monotarea, te permite centrarte en un proyecto a la vez. Este enfoque no sólo reducirá los errores mentales, sino que también puede ayudarle a dar rienda suelta a su creatividad, sobre todo porque canalizará toda su energía y atención en una tarea dentro de su bloque de tiempo determinado.

A continuación, le mostramos un resumen de cómo puede incorporar el bloqueo del tiempo a su vida.

Elabore su lista

Empiece por hacer una lista de todas las cosas que tiene que hacer durante la semana. Anote todos sus proyectos de trabajo, sus compromisos familiares e incluso sus objetivos de ejercicio. El objetivo es incluir todo, desde las llamadas telefónicas que debe hacer hasta las comidas que debe preparar.

Ponga estrellas junto a las cosas que deben completarse absolutamente, como los proyectos para el trabajo, las reuniones con los clientes y las citas con el médico. Normalmente, esta tarea se realiza un viernes después del trabajo o un domingo por la noche antes de que empiece la semana laboral.

Crear un plan diario

El siguiente paso es pensar de cuánto tiempo dispone al día y cuánto tiempo quiere dedicar a cada una de las tareas de su lista.

Empieza por crear bloques de tiempo para las cosas que haces cada día, como tus rutinas matutinas y rituales nocturnos, el ejercicio físico, los desplazamientos al trabajo y viceversa, las comidas y su preparación, la ayuda con los deberes, etc.

Un ejemplo de plan para alguien que trabaja a distancia podría ser el siguiente:

• 6:00 a.m. a 7:30 a.m. Ritual matutino/ejercicio.
• 7:30 a.m. a 8:00 a.m. Llevar a los niños a la escuela.
• 8:00 a.m. a 8:30 a.m. Responder a los correos electrónicos/comprobar las redes sociales.
• 8:30 a.m. a 10:30 a.m. Proyecto prioritario (inserte una de sus prioridades).
• 10:30 a.m. a 11 a.m. Pausa/Responder a las llamadas telefónicas.
• 11 a.m. a 12:30 p.m. Proyecto prioritario (inserte una de sus prioridades).
• 12:30 p.m. a 1:00 p.m. Pausa para el almuerzo.
• 13:00 a 13:30 Responder a los correos electrónicos/comprobar las redes sociales.
• 1:30 p.m. a 3:30 p.m. Proyecto prioritario (inserte una de sus prioridades).
• 3:30 p.m. a 4:30 p.m. Regreso de los niños de la escuela/Hablar del día.
• 4:30 p.m. a 6:00 p.m. Preparación/Cena/Limpieza.
• 6:00 p.m. a 7:00 p.m. Proyecto prioritario (inserte una de sus prioridades).
• 7:00 p.m. a 9:00 p.m. Tiempo libre/ayuda con los deberes.
• 9:00 p.m. a 9:30 p.m. Responder a los correos electrónicos/comprobar las redes sociales.
• 9:30 p.m. a 10 p.m. Ritual nocturno.

Por supuesto, este es un plan muy simple y no sería adecuado para todo el mundo. La clave es que desarrolles un plan para tu día típico con bloques de tiempo en los que puedas centrarte en tus tareas o proyectos importantes.

Si trabajas en una empresa que tiene reuniones de equipo, formaciones periódicas o conferencias telefónicas semanales, también debes tenerlas en cuenta. Y no olvides tener en cuenta el tiempo de viaje si tienes reuniones o citas a las que debes asistir durante la semana. También es posible que tenga que desarrollar un plan diferente para el fin de semana.

Algunas personas necesitarán desarrollar nuevos planes cada semana. Otras personas tienen un entorno de trabajo muy estructurado y pueden utilizar el mismo plan semana tras semana. Haz lo que te funcione. Tú tienes el control de tu horario y puedes adaptarlo y cambiarlo para que se ajuste a tus necesidades y prioridades.

Proteja su tiempo

Una vez que haya completado su programa, proteja su tiempo lo mejor que pueda. Por supuesto, surgirán imprevistos y tendrás que ser flexible. Pero resista el impulso de renunciar a su tiempo de proyecto prioritario por algo que puede esperar.

Comunica a tus compañeros de trabajo y a los miembros de tu familia cuándo no vas a estar disponible. Luego, trata esos bloques de tiempo como si te reunieras con un cliente muy importante. A nadie se le ocurriría interrumpirte durante una reunión. Del mismo modo, el objetivo es que no te interrumpan durante el tiempo de tu proyecto prioritario protegido.

El uso eficaz del bloqueo del tiempo puede ayudarle a tomar el control de su día, a centrar su atención y a evitar la procrastinación. Al principio, es posible que tengas que probar y equivocarte para crear un plan que te funcione, pero con un poco de práctica y una pequeña dosis de paciencia, te convertirás en un profesional en poco tiempo.

Determine sus prioridades

Una vez elaborada la lista, revísela y coloque estrellas junto a los proyectos que sean sus principales prioridades para la semana. Intenta limitarla a unas dos o tres cosas por día. El objetivo es que las tareas más importantes ocupen los primeros puestos en tu horario. También debes prever un tiempo diario para responder a los correos electrónicos, devolver las llamadas telefónicas y consultar las redes sociales.

Por qué funciona el bloqueo del tiempo

El bloqueo del tiempo, a veces denominado “monotarea” o “división del tiempo”, es una técnica de gestión del tiempo en la que se bloquea un período de tiempo para realizar una tarea concreta.

Por ejemplo, en lugar de comprobar el teléfono cada vez que recibes un correo electrónico o una notificación de las redes sociales, bloqueas momentos específicos a lo largo del día para devolver las llamadas telefónicas, responder a los correos electrónicos y comprobar las cuentas de las redes sociales.

En esencia, estás reservando bloques de tiempo específicos para completar tareas o proyectos importantes. Al final, tu horario está dividido en trozos de tiempo en los que te centras en una tarea o proyecto a la vez.

Este tipo de gestión del tiempo no sólo hace que tu lista de tareas sea más manejable, sino que también te da más control sobre tu día y te ayuda a priorizar tus tareas. El bloqueo del tiempo también mejora la concentración y disuade de la procrastinación. Y, al final del día, sentirás que has conseguido algo.

El argumento contra la multitarea

Muchas personas creen que pueden hacer varias cosas a la vez y hacerlas todas bien. Pero las investigaciones demuestran que sólo un 2,5% de las personas son capaces de realizar varias tareas a la vez de forma eficaz. El resto de la población sólo cree que realiza varias tareas a la vez de forma eficaz.

De hecho, intentar hacer más de una cosa a la vez -como enviar mensajes de texto y conducir o escribir un correo electrónico importante mientras se devuelve la llamada de un cliente- pone en peligro la capacidad de completar bien ambas tareas.

Por otra parte, un estudio realizado en 2013 en la Universidad de Utah descubrió que las personas que intentan hacer malabarismos con varias tareas a la vez se distraen con mayor facilidad, son menos productivas, cometen más errores y obtienen peores resultados en las pruebas de memoria.

Asimismo, cambiar rápidamente entre dos proyectos también puede afectar a los resultados. Completamos las tareas con mucha más eficacia cuando les dedicamos toda nuestra atención.

Es más, los neurocientíficos advierten que intentar hacer varias cosas a la vez, o dividir nuestra atención, afecta a nuestra capacidad para realizar incluso tareas sencillas.

Lo que esto significa es que cuanto más hacemos la multitarea, menos somos capaces de lograr. La razón es sencilla. Estamos perdiendo nuestra capacidad de concentración, lo que significa que los proyectos tardan más de lo que deberían.