Lo ames o lo odies, el correo electrónico se ha convertido en el método de comunicación preferido en la mayoría de los lugares de trabajo. Cada día se envían más de 200 mil millones de correos electrónicos en todo el mundo. La mayoría de nosotros tenemos más conversaciones relacionadas con el trabajo por correo electrónico que en persona.
Pero, ¿con qué frecuencia nos detenemos a considerar el impacto de nuestros correos electrónicos? El tono, la estructura y la redacción de nuestros correos electrónicos pueden influir significativamente en cómo nos perciben nuestros colegas, clientes y proveedores.
“Dado que el correo electrónico es tan omnipresente en el mundo empresarial, definitivamente importa cómo lo usamos”, dice Krystin Morgan, asesora profesional y experta en contratación.
Ahí es donde entra en juego la etiqueta del correo electrónico, un subconjunto de la netiqueta. “La etiqueta del correo electrónico es como la etiqueta cotidiana: es una forma de ser educado y respetuoso en nuestras interacciones con los demás a través del correo electrónico”, dice Morgan.
Si desea mejorar su juego de correo electrónico, lo tenemos. En este artículo compartimos algunos consejos y estrategias para mejorar la etiqueta en el correo electrónico y una comunicación más eficaz en el lugar de trabajo.
¿Qué es un correo electrónico profesional?
Un correo electrónico profesional se utiliza para la comunicación empresarial, ya sea para uso interno o externo. Suelen ser formales y concisos.
Importancia de la etiqueta del correo electrónico
La buena etiqueta en el correo electrónico es importante por varias razones:
Profesionalismo
Una buena etiqueta en el correo electrónico crea una primera impresión positiva y proyecta una imagen refinada. “En algunas empresas, es posible que trabajes con personas con las que sólo te comunicas por correo electrónico, lo que significa que hay mucho en juego si quieres tener una relación profesional sólida”, dice Morgan.
Claridad
Seguir las reglas de etiqueta del correo electrónico puede ayudar a garantizar que su mensaje se comunique de manera clara y efectiva. Esto puede ayudar a prevenir cualquier confusión y frustración debido a su comunicación, explica Morgan.
Colaboración
La etiqueta adecuada en el correo electrónico fomenta un entorno de trabajo respetuoso y colaborativo, donde todos pueden trabajar juntos en armonía. Previene malentendidos, evita ofensas y le ayuda a construir relaciones sólidas.
Credibilidad
Practicar una buena etiqueta en el correo electrónico demuestra profesionalismo y atención al detalle. Esto genera confianza y credibilidad con colegas, clientes y cualquier otra persona con la que interactúe por correo electrónico.
Cómo enviar correos electrónicos con más confianza
He estado enviando correos electrónicos durante toda mi carrera y hasta el día de hoy todavía escucho una vocecita que dice: “Léelo una vez más. Debe haber un error tipográfico en alguna parte…”
Es bueno revisar cuidadosamente tu correo electrónico, pero en algún momento tu confianza debe tomar el control y decir: “¡Presiona enviar ya!”. De lo contrario, cada envío tardará todo el día.
Cuando tienes confianza en tu marketing por correo electrónico, es más fácil eludir esa molesta voz de la duda. Aprenda a controlar su ansiedad por enviar con estos trucos:
Revisa siempre cada envío
Puede parecer un poco obvio, pero muchos de nosotros hemos tenido que aprenderlo por las malas. Tal vez esté escribiendo un correo electrónico de recordatorio rápido para un próximo evento. Fácil, ¿verdad? ¡Es fácil sentirse demasiado cómodo aquí!
Ningún correo electrónico es demasiado pequeño o rápido para transmitir una buena revisión. Cuando se trata de conectarse con sus clientes o seguidores, sus comunicaciones deben mantenerse al más alto nivel. Todo lo que se necesita es una simple confusión entre ellos y ellos para cambiar la opinión de alguien sobre su marca. Revise rápidamente su correo electrónico; nunca se arrepentirá.
Dale a tu correo electrónico el tiempo dedicado que se merece
Dado que el caos de las tareas diarias que se necesitan para administrar una pequeña empresa o una organización sin fines de lucro ocupa la mayor parte de su tiempo, leer y releer el contenido del correo electrónico puede parecer una pérdida de tiempo. ¡No caigas en esa mentalidad!
Antes de enviar cada correo electrónico, invierte al menos 15 minutos en revisarlo detenidamente. Envíate una versión de prueba, haz clic en todos los enlaces y léela como si fueras un cliente. Hazte una lista de verificación para revisar tu correo electrónico, que podría incluir: correo electrónico del remitente, línea de asunto, preencabezado, enlaces, imágenes, texto y la lista a la que estás enviando. Un sistema reducirá los errores cuando llegue el momento de presionar enviar.
Obtenga otro par de ojos en su correo electrónico
No, no me refiero a comprar gafas. Envíe una versión de prueba de su correo electrónico a un colega para que la revise. A veces, cuando escribes y creas un correo electrónico, es fácil perderse en él.
Al ponerlo frente a un par de ojos nuevos, pueden captar cosas que quizás hayas pasado por alto. Además, hay algo en otra voz que dice que tu trabajo se ve genial. Cuando agrega este paso a su proceso de revisión de correo electrónico, crea argumentos para un envío más seguro.
No tienes que hacerlo todo tú mismo
Agregar herramientas automatizadas de búsqueda de errores a su proceso puede ahorrarle tiempo, pero también ayudarlo en otras áreas que quizás haya pasado por alto. No todo el mundo es un gurú de la gramática, ¡y eso está bien! Su navegador de Internet tiene un corrector ortográfico incorporado para buscar automáticamente errores tipográficos mientras edita su correo electrónico.
Para otros tipos de errores, la función Verificar errores de Constant Contact está integrada directamente en su cuenta y puede detectar muchos errores comunes, incluidos enlaces faltantes, texto e imágenes de marcadores de posición y fechas de eventos anteriores. Haga que estas herramientas hagan la verificación por usted para que no se quede preguntándose: “¿Qué me perdí?”
Envía correos electrónicos como un jefe
Lo sé, es más fácil decirlo que hacerlo. Pero cuando implementas una serie de medidas de seguridad en tu proceso de revisión de correo electrónico, es fácil creer en cada envío. No solo su organización se presentará de manera profesional, sino que también podrá presionar enviar como el maestro confiado del marketing por correo electrónico que es. ¡Ahora muestra ese botón de enviar quién manda!
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Consejos de etiqueta para el correo electrónico
Estos son algunos consejos de etiqueta en el correo electrónico que le ayudarán a parecer más profesional y seguro en su correspondencia:
Elabore una línea de asunto clara
El asunto del correo electrónico debe ser claro, conciso e informativo. Debe reflejar con precisión el contenido de su correo electrónico.
Diríjase al destinatario de manera adecuada
Comience su correo electrónico dirigiéndose cortésmente al destinatario, utilizando su apellido y título, si corresponde. Por ejemplo: “Estimado Dr. Johnson” o “Hola Sra. Smith”. No dirigirse a alguien adecuadamente puede ofenderlo. Sin embargo, si habla con alguien por su nombre de pila, ¡no tenga miedo de ser personal!
Agregar un saludo
Puede agregar un saludo al correo electrónico para hacerlo más personal. Para alguien que conoces, puedes decirle “Buenos días” o “Espero que tu semana haya tenido un buen comienzo”. Para alguien a quien le envías un correo electrónico por primera vez, puedes decirle “Espero que este correo electrónico te encuentre bien”.
Mantenga un tono profesional
Escriba de forma clara y profesional, manteniendo un tono amigable, positivo y respetuoso, teniendo en cuenta la dificultad de leer el tono por correo electrónico, dice Morgan.
Evite el lenguaje informal
Evite los emojis y el lenguaje informal en los correos electrónicos relacionados con el trabajo. Manténgase alejado del humor y el sarcasmo, ya que a veces pueden malinterpretarse en el correo electrónico. Resista la tentación de utilizar todo en mayúsculas o agregar múltiples signos de exclamación, sin importar cuán fuertemente sienta algo por algo.
Sea conciso y vaya al grano
Mantenga sus correos electrónicos claros, concisos y enfocados. Proporcione todo el contexto y la información necesarios, sin divagar.
Formatéelo para optimizar la legibilidad
Estructure su correo electrónico de manera que sea fácil de leer y comprender. Utilice párrafos cortos, viñetas para las listas y texto en negrita para resaltar los puntos clave.
Revíselo antes de enviarlo
Revise su correo electrónico para detectar errores gramaticales o tipográficos antes de enviarlo. Un corrector ortográfico y gramatical puede ayudar con esto. ¡Lo último que quieres es llamar la atención por las razones equivocadas!
Cierre cortésmente
Finalice su correo electrónico con un cierre cortés, como “Atentamente”, “Saludos cordiales” o “Gracias”, seguido de su nombre, credenciales e información de contacto.
Tenga cuidado con los archivos adjuntos
No olvide incluir los archivos adjuntos que desea enviar. Mencione los archivos adjuntos en el correo electrónico y mantenga los tamaños de archivo razonables.
Mejores prácticas para la comunicación por correo electrónico
Le pedimos al experto que compartiera algunas de las mejores prácticas para la comunicación por correo electrónico:
Responda con prontitud
Responda de manera oportuna a los correos electrónicos que reciba, aunque solo sea para decirle a la persona que responderá con más detalle más adelante, dice Morgan. Intente responder a la mayoría de los correos electrónicos dentro de las 24 horas, especialmente si requieren atención urgente.
Utilice CC y CCO con prudencia
Utilice los campos CC (copia carbón) y CCO (copia carbón oculta) de forma adecuada. Cc se utiliza para mantener informados a los demás, mientras que Cco se utiliza cuando desea enviar una copia del correo electrónico sin revelar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios entre sí.
Utilice responder a todos con moderación
No adopte hábitos que saturan las bandejas de entrada de las personas, como responder a todos innecesariamente o reenviar mensajes spam, dice Morgan. “Una buena regla es preguntarse si comunicaría lo mismo en persona”.
Dé tiempo a las personas para responder
No persiga a nadie para que responda inmediatamente después de enviarle un mensaje, aconseja Morgan. “Dales tiempo suficiente para responder antes de hacer un seguimiento”.
Haga un seguimiento cortés
Si está esperando que alguien responda o necesita hacer un seguimiento de un correo electrónico anterior, hágalo cortésmente y sin ser insistente.
Mantenga una buena higiene de la bandeja de entrada: Mantener su bandeja de entrada organizada puede ayudarle a sentir que está al tanto de todo. Designe algunos espacios por día para simplemente revisar sus correos electrónicos y responderlos. Ordene y etiquete los correos electrónicos entrantes para que pueda encontrarlos fácilmente. Cancela tu suscripción y reporta cualquier spam no deseado para que no obstruya tu bandeja de entrada.
Etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo
Estas son algunas reglas de etiqueta del correo electrónico a seguir en el lugar de trabajo:
Utilice una dirección de correo electrónico profesional
Si trabaja para una empresa, asegúrese de utilizar la dirección de correo electrónico de su empresa para toda la correspondencia relacionada con el trabajo. Si trabaja por cuenta propia, cree una dirección de correo electrónico sencilla, clara y profesional que utilice su nombre o el de su empresa.
Tenga en cuenta los horarios
Evite enviar correos electrónicos fuera del horario laboral a menos que sea absolutamente necesario. Respetar el derecho de los demás a desconectar después del trabajo.
Establezca un mensaje de fuera de la oficina cuando no esté
Si va a estar ausente, configure un mensaje de fuera de la oficina para que la gente sepa que no revisará su correo electrónico. El mensaje debe ser conciso, informándoles cuándo volverá y con quién pueden contactar en caso de consultas urgentes.
Vincular su correo electrónico a herramientas colaborativas
Puede resultar útil vincular su dirección de correo electrónico laboral a herramientas colaborativas, para recibir notificaciones cuando alguien esté programando una reunión, colaborando con usted en un proyecto o asignándole trabajo en una plataforma diferente. De lo contrario, es posible que se pierda actualizaciones importantes.
Distinga entre correos electrónicos internos y externos
Tenga en cuenta si el correo electrónico que envía está destinado a personas dentro de su organización o externas a ella. Ajuste su tono, mensaje y la información que comparte en consecuencia.
Mantenga la privacidad de los datos
Es importante mantener la privacidad de los datos a través del correo electrónico, así que asegúrese de no enviar ninguna información o archivos adjuntos a personas que no deberían tenerlos. Tenga en cuenta que su lugar de trabajo podría monitorear sus correos electrónicos.
Documente información importante
Puede resultar útil documentar conversaciones importantes por correo electrónico para reducir cualquier ambigüedad con respecto a los plazos y los resultados. Asegúrese de mencionar claramente los puntos clave y los plazos en su correo electrónico y reciba una confirmación por escrito. Esto no sólo sirve como referencia útil para todos los involucrados, sino que también garantiza la rendición de cuentas, evitando el juego de culpas.
En la era digital actual, dominar la etiqueta del correo electrónico ya no es opcional, es esencial. Recuerde, sus correos electrónicos son un reflejo de usted y su marca. Entonces, la próxima vez que presione enviar, asegúrese de que el correo electrónico coincida con su marca personal.
