Ya sea que trabaje de nueve a cinco, trabaje de forma remota o se quede en casa con los niños, todos necesitan un método eficaz para gestionar su día.
Después de todo, el perfeccionismo, la procrastinación y el mito de la multitarea son peligros muy reales que pueden mantener incluso a las personas más productivas atrapadas en un solo lugar.
Entonces, ¿cómo tomas el control de tu agenda y realmente haces las cosas? Aquí es donde entra en juego el bloqueo del tiempo, también conocido como fragmentación del tiempo.
¿Qué es productividad?
El fin de semana pasado, mi esposo y yo hicimos varios proyectos de mejoras para el hogar.
El sábado limpiamos una de las habitaciones de la casa: sentía que estaba demasiado abarrotada, había cosas por todos lados y ya no se veía bien. Así que tiramos muchas cosas que no necesitábamos, nos tomamos nuestro tiempo para limpiar todo e incluso movimos los muebles.
¡Y la habitación empezó a verse tan bonita! Durante el resto del día, cada vez que pasaba por esa habitación, ¡me hacía tan feliz! Creo que le dije a mi esposo probablemente 20 veces que me encanta cómo se ve nuestra habitación, probablemente se cansó de que dijera esto. Pero realmente me hizo muy, muy feliz.
También el sábado fuimos a la tienda de jardinería y compramos 15 o 20 plantas para nuestro patio trasero. Entonces, cuando me desperté el domingo por la mañana, pasé dos o tres horas plantando esas plantas. Estaba sudando, estaba sucio, ¡estaba haciendo un verdadero ejercicio! ¡Pero me estaba divirtiendo mucho!
¿Por qué es importante la productividad?
Esta puede parecer una pregunta fácil de responder, pero ¿por qué tanta gente se preocupa por ser productiva?
En términos simples, la productividad es importante porque puedes hacer más. Si eres una persona productiva, puedes hacer más con menos tiempo. Eso significa que puedes asumir tareas más difíciles e importantes. También significa que tienes más tiempo para hacer las cosas que disfrutas, como pasatiempos o pasar tiempo con amigos.
Otro beneficio de la productividad es la sensación de logro. Quitar algo de tu lista de tareas pendientes libera dopamina en tu sistema, que mejora el estado de ánimo de forma natural. Tu estado de ánimo mejora cada vez que marcas algo.
A la gente le encanta la sensación de terminar algo, especialmente cuando es difícil o importante para ellos. Si desea ser más productivo, pero no está seguro de por dónde empezar, a continuación, analizamos cuatro razones por las que las personas luchan por ser productivas y cuatro formas de mejorarlo.
Razones por las que las personas luchan por ser productivas
Comprender por qué tiene problemas para mantenerse productivo es una buena manera de encontrar una solución. Aquí hay cuatro cosas comunes que impiden que las personas sigan siendo productivas.
Distracciones tecnológicas
Las sociedades modernas de hoy están bendecidas y maldecidas por la tecnología. Vivimos en una época en la que la tecnología puede ayudarnos a construir nuestros sueños más rápido y llevarlos más lejos que nunca.
Al mismo tiempo, las personas se distraen y consumen fácilmente con cosas como las redes sociales, responder mensajes de texto, alertas de notificación constantes y mucho más.
Para muchas personas, es muy fácil pasar el tiempo navegando por las redes sociales o revisando mensajes. Según un informe de Nielsen de 2018, los adultos estadounidenses pasan una media de 11 horas al día interactuando con los medios. Esto incluye escuchar la radio, mirar televisión y pasar tiempo en una tableta, computadora o teléfono inteligente.
De esas 11 horas al día, el uso de las redes sociales por sí solo representa dos horas y 24 minutos al día en promedio. Con un acceso tan fácil a las tecnologías digitales, no sorprende que la gente se distraiga fácilmente.
Falta de dirección
Para algunas personas, la productividad se estanca debido a la falta de dirección. Una persona puede saber cuál es su objetivo final pero no tiene idea de cómo llegar allí.
Esto sucede a menudo cuando cree que una tarea es difícil o cuando nunca la ha hecho antes. También puede suceder cuando estás abrumado con muchas otras actividades. Cuando su cerebro está lleno de muchos otros pensamientos, puede resultarle difícil concentrarse en la tarea en cuestión y lograr lo que necesita.
Trabajo demasiado difícil o aburrimiento con las tareas
A veces las personas luchan por mantenerse productivas simplemente porque están aburridas del trabajo. Puede que les resulte poco interesante o tedioso, lo que dificulta su finalización.
Lo mismo puede ocurrir con el trabajo que es demasiado difícil o complicado. Cuando una tarea parece demasiado difícil de terminar, es común que las personas la pospongan. Suelen encontrar excusas para no empezar o centrarse en tareas más pequeñas y fáciles. Esto conduce a una baja productividad y a la imposibilidad de realizar el trabajo que realmente es necesario realizar.
Comenzar muy tarde en el día
¿Alguna vez has escuchado o dicho la expresión “simplemente no hay suficientes horas en un día”?
A veces esto es cierto. Hay ocasiones en las que su lista de tareas pendientes es mucho más larga de lo que puede contener un día.
Otra razón por la que esto sucede es que la gente no empieza a trabajar en algo hasta que casi termina el día. Esto puede deberse a que realizaron otras actividades durante la mayor parte del día o a que no comenzaron su día hasta bien entrada la mañana.
Reglas o principios de productividad que nos ayudan a aumentar nuestro rendimiento en el trabajo y en la vida personal y que son de fácil aplicación, con resultados bastante rápidos y que se recuerdan con facilidad.
Por qué el bloqueo del tiempo realmente nos ayuda a hacer las cosas
Tomar el control de tu tiempo programándolo o dividiéndolo en partes o bloques te hace más productivo. Y la forma más fácil y eficaz de hacerlo es mediante el “bloqueo de tiempo”.
Por ejemplo, en lugar de revisar su teléfono cada vez que recibe un correo electrónico o una notificación de redes sociales, bloquea momentos específicos durante el día para devolver llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y consultar cuentas de redes sociales.
Básicamente, estás reservando bloques de tiempo específicos para completar tareas o proyectos importantes. Al final, tu agenda se divide en períodos de tiempo en los que te concentras en una tarea o proyecto a la vez.
Este tipo de gestión del tiempo no sólo hace que su lista de tareas pendientes sea más manejable, sino que también le brinda más control sobre su día y le ayuda a priorizar sus tareas. Bloquear el tiempo también mejora la concentración y disuade la procrastinación. Y, al final del día, sentirás que realmente has logrado algo.
A veces denominado “monotarea” o “fragmentación del tiempo”, el bloqueo de tiempo es una técnica de gestión del tiempo en la que se bloquea un período de tiempo para completar una tarea en particular.
Sólo el 2,5% de las personas realmente pueden realizar múltiples tareas; la mayoría simplemente cree que pueden hacerlo
Mucha gente cree que puede hacer varias cosas a la vez y hacerlas todas bien. Pero las investigaciones muestran que solo alrededor del 2,5% de las personas pueden realizar múltiples tareas de manera efectiva. El resto de la población solo cree que realizan múltiples tareas de manera efectiva.
Mientras tanto, un estudio de 2013 en la Universidad de Utah encontró que las personas que intentan hacer malabarismos con múltiples tareas a la vez se distraen más fácilmente, son menos productivas, cometen más errores y obtienen puntuaciones más bajas en las pruebas de recuerdo.
Asimismo, cambiar rápidamente entre dos proyectos también puede afectar los resultados. Completamos tareas mucho más eficazmente cuando les prestamos toda nuestra atención. Es más, los neurocientíficos advierten que intentar hacer varias cosas a la vez o dividir nuestra atención está afectando nuestra capacidad para realizar incluso tareas simples.
Lo que esto significa es que cuanto más realizamos múltiples tareas, menos podremos lograr. La razón es sencilla. Estamos perdiendo nuestra capacidad de concentración, lo que significa que los proyectos tardan más de lo debido.
De hecho, intentar hacer más de una cosa a la vez (como enviar mensajes de texto mientras conduce o escribir un correo electrónico importante mientras devuelve la llamada telefónica de un cliente) compromete su capacidad para completar bien ambas tareas.
Cómo utilizar el bloqueo de tiempo (más un horario de ejemplo)
Este enfoque no sólo reducirá los errores mentales, sino que también le ayudará a dar rienda suelta a su creatividad, especialmente porque canalizará toda su energía y atención en una tarea dentro de un bloque de tiempo determinado.
A continuación, se ofrece una descripción general de cómo puede incorporar el bloqueo del tiempo en su vida.
Desarrolle su lista: no deje nada fuera
Comience por hacer una lista de todas las cosas que deben hacerse durante la semana. Enumere todos sus proyectos laborales, sus compromisos familiares e incluso sus objetivos de ejercicio. El objetivo es incluir todo, desde las llamadas telefónicas que necesita realizar hasta las comidas que debe preparar.
Coloque estrellas junto a las cosas que es absolutamente necesario completar, como proyectos de trabajo, reuniones con clientes y citas médicas. Por lo general, esta tarea se realiza un viernes después del trabajo o un domingo por la noche antes de que comience la semana laboral.
Determine sus prioridades
Una vez que haya desarrollado su lista, revísela y coloque estrellas junto a los proyectos que sean sus principales prioridades para la semana. Trate de limitarlo a dos o tres cosas por día. El objetivo es que le dé a sus tareas más importantes los espacios principales en su agenda de bloqueo de tiempo. También debe planear reservar tiempo cada día para responder correos electrónicos, devolver llamadas telefónicas y consultar las redes sociales.
Crear un plan diario
El siguiente paso es pensar cuánto tiempo tienes en un día y cuánto tiempo quieres dedicar a cada tarea de tu lista.
Empiece por crear bloques de tiempo para las cosas que hace todos los días, como sus rutinas matutinas y rituales vespertinos, ejercicio, desplazamientos hacia y desde el trabajo, comidas y preparación de comidas, ayuda con la tarea, etc.
Por supuesto, este es un plan muy simple y no sería adecuado para todos. La clave es que desarrolles un plan para tu día típico con bloques de tiempo en los que puedas concentrarte en tus tareas o proyectos importantes.
Si trabaja para una empresa que organiza reuniones de equipo, capacitaciones periódicas o conferencias telefónicas semanales, también debe tenerlas en cuenta. Y no olvide tener en cuenta el tiempo de viaje si tiene reuniones o citas a las que debe asistir durante la semana. También es posible que necesites desarrollar un plan diferente para el fin de semana.
Es posible que necesite un nuevo plan cada semana
Algunas personas necesitarán desarrollar nuevos planes cada semana. Otras personas tienen un entorno de trabajo muy estructurado y pueden utilizar el mismo plan semana tras semana. Haz lo que te funcione. Usted tiene el control de su horario y puede adaptarlo y cambiarlo para adaptarlo a sus necesidades y prioridades.
Ejemplo de bloqueo de tiempo
Un modelo de ejemplo para alguien que trabaja desde casa podría verse así:
- 6:00 a.m. a 7:30 a.m. Ritual/Ejercicio matutino.
- 7:30 a. m. a 8:00 a. m. Llevar a los niños a la escuela.
- 8:00 a. m. a 8:30 a. m. Responder correos electrónicos/Consultar redes sociales.
- 8:30 a.m. a 10:30 a.m. Proyecto Prioritario (inserte una de sus prioridades).
- 10:30 a. m. a 11 a. m. Descanso/Devolución de llamadas telefónicas.
- 11 a 12:30 h. Proyecto Prioritario (inserte una de sus prioridades).
- 12:30 pm. a 1:00 p. m. Pausa para almorzar.
- 13:00. a 13:30 Responder correos electrónicos/Consultar redes sociales.
- 1:30 de la tarde. a 3:30 p. m. Proyecto Prioritario (inserte una de sus prioridades).
- 3:30 pm. a 4:30 p.m. Los niños regresan de la escuela/Hablan sobre el día.
- 4:30 pm. a 6:00 p. m. Preparar/cenar/limpiar.
- 6:00 p. m. a 7:00 p.m. Proyecto Prioritario (inserte una de sus prioridades).
- 7:00 pm. a 9:00 p.m. Tiempo libre/ayuda con la tarea.
- 21:00. 9:30 pm. Responder correos electrónicos/Consultar redes sociales.
- 9:30 pm. a 10 p.m. Ritual de la tarde.
Bloquea todo tu día
Idealmente, una vez que haya completado su plan, podrá bloquear cada día de la semana. Comience con sus principales prioridades y continúe desde allí. Por ejemplo, si su principal prioridad para la semana es escribir un informe de actividad extenso antes del viernes, piense en cuánto tiempo le llevará redactarlo.
En consecuencia, si cree que le llevará cuatro horas completar el informe, puede programar dos horas el lunes y dos horas el martes para trabajar en el informe. Luego, el miércoles planifica otra hora para probarlo, hacer cambios y finalizarlo.
Al planificar establecer bloques de tiempo a principios de semana para completar el informe, no sólo evitará la dilación sino que también reservará el tiempo que necesita para concentrarse en desarrollar el informe.
Protege tu tiempo
Una vez que haya completado su agenda, proteja su tiempo lo mejor que pueda. Por supuesto, surgirán cosas inesperadas y tendrás que ser flexible. Pero resista la tentación de renunciar a su tiempo de proyecto prioritario por algo que puede esperar.
Comuníquese con sus compañeros de trabajo y familiares cuando no esté disponible. Luego, trate esos bloques de tiempo como si estuviera reuniéndose con un cliente muy importante. A nadie se le ocurriría interrumpirte durante una reunión. Asimismo, el objetivo es que no seas interrumpido durante el tiempo protegido de tu proyecto prioritario.
Lo que esto significa
El uso eficaz del bloqueo del tiempo puede ayudarle a tomar el control de su día, centrar su atención y evitar la procrastinación. Al principio, puede que sea necesario un poco de prueba y error para crear un modelo que funcione para usted, pero con un poco de práctica y una pequeña dosis de paciencia, será un profesional en poco tiempo.