Tarea única para la productividad y el manejo del estrés

En los entornos laborales, la multitarea se ha convertido en el nombre del juego. Un número cada vez mayor de profesionales siente la necesidad de hacerlo todo, a menudo todo al mismo tiempo. Sin embargo, lo que muchos lugares de trabajo están descubriendo es que la multitarea no beneficia a muchos lugares de trabajo ni a muchos empleados y, de hecho, en muchos casos, puede causar más daño que beneficio. La multitarea puede aumentar el estrés, disminuir la memoria y aumentar la probabilidad de que te distraigas o incluso hagas algo peligroso mientras intentas concentrarte en otra actividad. En cambio, muchos lugares de trabajo están recurriendo a la tarea única para transformar la forma en que sus empleados logran y cumplen sus objetivos.

Solía ser un gran admirador de la multitarea cuando se convirtió en una estrategia popular para la productividad. La idea de duplicar la productividad haciendo varias cosas a la vez es bastante atractiva para las personas ocupadas, y hoy en día la mayoría de nosotros somos personas ocupadas. Sin embargo, varios estudios muestran que, en la mayoría de los casos, la multitarea puede afectar negativamente a la productividad y la eficiencia. Así es cómo.

¿Qué es la tarea única?

La tarea única es, en esencia, exactamente lo que parece: centrarse en una actividad a la vez, en lugar de permitir que la distracción de docenas de actividades diferentes atraiga la atención de un individuo en un momento dado. Mientras que la multitarea anima a las personas a tener varias cosas en marcha al mismo tiempo o a ir y venir entre diferentes actividades, la tarea única requiere centrarse en una sola tarea a la vez y, a menudo, completarla.

La multitarea y tu cerebro

Centrarse en más de una tarea a la vez, alternar repetidamente entre dos o más tareas o centrarse en muchas cosas en un corto período de tiempo puede considerarse “multitarea” y todo esto puede hacer que usted esté menos concentrado y sea menos eficiente que puedes pensar. Esto se debe a que a su mente le toma tiempo adaptarse a un cambio de enfoque; Cada vez que cambias tu enfoque, estás creando otra necesidad para que tu mente se vuelva a enfocar, y esto puede quitarte tiempo y energía. También puede significar que cuando realiza múltiples tareas entre más de una actividad que requiere concentración, le lleva más tiempo del que habría tomado si se hubiera concentrado en cada tarea individualmente.

Cuando la multitarea funciona

Cuando agrupas una tarea que requiere atención y concentración con otra que es principalmente física y algo que se puede hacer en ‘piloto automático’, la multitarea funciona bien. Esto se debe a que puedes concentrarte más en una actividad y dejar que la otra se haga en segundo lugar; no es necesario que cambies constantemente un alto nivel de concentración de una actividad a otra. A continuación, se muestran algunos ejemplos de actividades emparejadas que son más adecuadas para realizar múltiples tareas:

• Escuchar música o audiolibros mientras hace ejercicio.
• Tener una conversación informal mientras se hacen las tareas del hogar.

Cuando no funciona

La multitarea puede acabar con la concentración y consumir energía cuando intentas dos tareas que requieren pensamiento consciente. A continuación, se muestran algunos ejemplos de actividades que es mejor realizar por separado:

• Escuchar música o audiolibros mientras escribes.
• Tener una conversación informal mientras haces la tarea (a menos que estés hablando de la tarea en sí).

Alternativas a la multitarea

Si realiza múltiples tareas la mayor parte del tiempo, considere tomarse un descanso. No es necesario que abandones por completo la multitarea, pero aquí tienes algunas alternativas que puedes probar. Vea cómo se siente cuando los incorpora cuando sea posible.

Los beneficios de la tarea única

Las investigaciones nos dicen que realizar una sola tarea es más satisfactorio y productivo, y menos estresante. Pero si usted es alguien que habitualmente trabaja con diez o más pestañas abiertas, es posible que necesite un poco más de estímulo para cerrarlas todas. Entonces, ¿cuáles son los principales beneficios de la tarea única?

Mejora tu concentración y memoria

Si siempre realizamos múltiples tareas, perdemos la capacidad de concentrarnos en una cosa. Concentrarnos intensamente en una tarea durante mucho tiempo no nos resulta fácil ni natural, pero es algo que podemos mejorar fácilmente… si practicamos. El trabajador del conocimiento promedio cambia de aplicación y sitio web más de 300 veces al día, creando residuos de atención que erosionan nuestra capacidad de concentración y casi nos obligan a realizar múltiples tareas, simplemente porque no podemos mantener el rumbo. Sin embargo, practicar la tarea única nos ayuda a restaurar nuestra capacidad de atención.

Genera menos estrés

Cuando realiza múltiples tareas, se vuelve menos efectivo en todo lo que está haciendo. Te lleva más tiempo completar incluso la tarea más simple, porque tu atención está en otra parte. Terminas perdiendo más tiempo y energía, lo que puede hacer que te atrases en tu trabajo y te estreses más. Pero cuando realizas una sola tarea, puedes alcanzar estados de flujo en los que disfrutas lo que estás haciendo y haces más cosas casi sin esfuerzo. Como resultado, se sentirá más satisfecho y menos estresado.

Puede hacerte más creativo

Trabajar en una sola tarea durante un período prolongado puede parecer agotador y aburrido, pero en términos de creatividad puede tener grandes beneficios. Cuando entramos en un estado de flujo, podemos desbloquear el verdadero potencial de nuestra mente: pensamos con mayor claridad, más creativamente y podemos generar ideas y soluciones que de otro modo no se nos habrían ocurrido si hubiéramos realizado múltiples tareas y cambiado de contexto.

Tarea única

Cuando te sientas tentado a concentrar demasiadas actividades en el mismo espacio, date permiso para elegir lo más importante del momento y, si es posible, concentrarte únicamente en ello. (Es posible que necesite crear un plan para abordar las otras actividades que necesita realizar antes de poder borrarlas de su mente, pero esto es parte del proceso. Para obtener más información sobre esto, consulte “fragmentación” a continuación). Simplemente hay demasiadas cosas que hacer, es posible que deba reducir algunas de sus responsabilidades. (No te preocupes, llegaremos a eso en un minuto también).

Centrarse en una tarea a la vez, como se mencionó, realmente puede ahorrarle tiempo, por lo que vale la pena adquirir el hábito de concentrarse en una cosa a la vez tanto como sea posible o tanto como tenga sentido hacerlo.

Utilice “fragmentación”

Cuando tienes muchas tareas que hacer a lo largo del día, la “fragmentación” es una estrategia útil de gestión del tiempo que te evita tener que realizar múltiples tareas. El concepto detrás de la fragmentación es reservar períodos de tiempo para concentrarse en una tarea específica mientras se minimizan las interrupciones y agrupar tareas similares (como revisar todos los correos electrónicos a la vez en lugar de a lo largo del día) para concentrarse en todas a la vez durante una porción específica. de tiempo. Esto elimina el tiempo adicional que lleva pasar rápidamente de una actividad a otra y, en última instancia, ahorra tiempo, ya que se pasan largos períodos del día con mayor concentración y eficiencia.

Reduzca su horario

Si se encuentra crónicamente realizando múltiples tareas por necesidad porque simplemente hay demasiado que hacer, realizar una sola tarea puede ayudar (porque en realidad reduce la cantidad total de tiempo que lleva hacer las cosas), pero puede beneficiarse eliminando algunas de ellas. los compromisos en su agenda que no son absolutamente necesarios. ¿Tiene algún hábito que agota su agenda pero que no le sirve o compromisos que podría abandonar sin consecuencias duraderas y fuertemente negativas? Al observar sus prioridades y su agenda, tal como está ahora, se considera si puede reducir la gran cantidad de cosas que necesita hacer en un día y es posible que se sienta menos estresado y presionado por el tiempo.

¿Qué se consigue con la tarea única?

Muchos trabajadores descubren que la tarea única tiene una serie de ventajas importantes y, con el tiempo, esos beneficios se vuelven cada vez más obvios en la mayoría de los lugares de trabajo. Considerar:

La tarea única realmente ahorra tiempo

A menudo, si bien la multitarea hace que el trabajador parezca más productivo, la verdad es que el trabajador está desenfocado y no está seguro de qué hacer a continuación. Su mente utiliza una cantidad extraordinaria de energía mientras saltan entre varias tareas diferentes y, desafortunadamente, a menudo, les lleva mucho más tiempo completar esas tareas cuando intentan completar varias a la vez. Por otro lado, centrarse en una sola tarea a la vez a menudo puede acelerar el proceso de realización de cada tarea.

Hacer una sola tarea a menudo disminuye el estrés

La multitarea frecuentemente provoca que los niveles de estrés aumenten en los empleados. Tienen demasiadas cosas en qué pensar y la mente puede tener dificultades para procesar todas esas cosas al mismo tiempo, lo que aumenta sustancialmente los niveles de estrés. Por otro lado, cuando realizan una sola tarea, muchos empleados muestran niveles de estrés sustancialmente más bajos. Como resultado, es menos probable que esos empleados se enfermen o se agoten y es más probable que den lo mejor de sí en cada tarea de sus listas todos los días.

La tarea única mejora la capacidad de concentración

El enfoque es muy parecido a un músculo: es necesario ejercitarlo para crecer. Mientras que la multitarea amplía la concentración y la potencia informática del cerebro, la realización de una sola tarea mejora sustancialmente la concentración. Con el tiempo, las personas que aprenden a realizar una sola tarea de manera efectiva pueden descubrir que pueden concentrarse de manera más efectiva y poner más de sus habilidades y talentos sustanciales en cada tarea que emprenden.

Cómo romper el ciclo de la multitarea: comprender los verdaderos beneficios de realizar una sola tarea

El atractivo de la multitarea va más allá de la cultura y las expectativas del lugar de trabajo.

Es difícil concentrarse durante largos períodos de tiempo. Nuestros cerebros filtran constantemente estímulos externos y nuestros propios pensamientos para mantenernos encaminados. Mientras que el cambio de contexto es divertido y es más probable que nos dé una dosis de dopamina, la “química de recompensa” del cerebro.

Como explica el neurocientífico Adam Gazzaley de la Universidad de California en Quartz:

“La multitarea se siente divertida, incluso si está agotando nuestras reservas cognitivas”.

Para ayudarlo a comenzar, estas son solo algunas de las formas en que la tarea única supera a la multitarea a largo plazo:

La tarea única reconstruye tu concentración

Las investigaciones han descubierto que, en promedio, cambiamos entre aplicaciones y sitios web más de 300 veces al día y revisamos el correo electrónico o chateamos cada 6 minutos. Y como hemos visto, todos esos cambios tienen un costo.

Cuando el profesor Anthony Wagner, director del Laboratorio de Memoria de Stanford, examinó una década de estudios sobre personas que realizan múltiples tareas, encontró:

“No hay un solo artículo publicado que muestre una relación positiva significativa entre la capacidad de la memoria de trabajo y la multitarea”.

Por otro lado, practicar la tarea única le ayuda a reducir la cantidad de cambios que realiza cada día y a comenzar a reconstruir su concentración y atención.

Hacer una sola tarea reduce tus niveles de estrés

El simple hecho de que realizar múltiples tareas requiera más energía que realizar una sola tarea tiene efectos agravantes. De repente, debido a que tu atención está en otra parte, las tareas simples toman más tiempo del que deberían, lo que altera tu agenda diaria y te estresa porque te retrasas.

Sin embargo, cuando te concentras completamente en una sola tarea, sientes menos estrés e incluso puedes disfrutar de tu trabajo.

Centrarse en una cosa a la vez significa que podrás hacer más

La productividad, en su sentido más básico, significa aprovechar al máximo tu tiempo. Pero la multitarea y el cambio de contexto naturalmente te ralentizan.

Por otro lado, es más probable que realizar una sola tarea te lleve a un estado de Flujo, el estado de concentración profunda que se obtiene cuando se realiza un trabajo difícil y significativo.

Flow no solo se siente genial, sino que también es hasta un 500% más productivo que cuando intentas hacer varias cosas a la vez.

Realizar una sola tarea puede incluso hacerte más creativo

Por último, puede parecer aburrido trabajar simplemente en una cosa durante un largo período de tiempo, pero las limitaciones son realmente increíbles para impulsar la creatividad.

Pasar por la incomodidad inicial de realizar una sola tarea libera el potencial de tu cerebro. Te obliga a profundizar y encontrar resultados, caminos y opciones en las que no habías pensado.

Esta es la razón por la que los “creadores” (personas que dedican sus días a tareas como escribir o codificar) necesitan largos períodos de tiempo ininterrumpido. La tarea única exige una licencia mental y una libertad que de otro modo no se aprovecharía.

Aprender a realizar una sola tarea

Si los trabajadores de su empresa tienen dificultades con el proceso de realizar una sola tarea, considere estas estrategias para mejorar la productividad y la concentración, y la capacidad de realizar una tarea a la vez.

Apague las distracciones

Aproveche las puertas que se pueden cerrar para eliminar las distracciones externas, desactive las notificaciones por correo electrónico y anime a los empleados a guardar sus teléfonos celulares en un cajón inferior a menos que estén esperando una llamada o un mensaje de texto importante

Realice un seguimiento de cómo se gasta el tiempo

Uno de los peligros de la multitarea es que hace increíblemente difícil realizar un seguimiento exacto de cuánto tiempo se ha dedicado a una tarea determinada. La tarea única, por otro lado, hace que sea más fácil para los empleados ver exactamente cuánto tiempo han dedicado a cada tarea en sus listas del día. La tarea única no sólo facilita el seguimiento del tiempo, sino que el seguimiento del tiempo les recuerda a los empleados que se supone que deben realizar una sola tarea.

Toma notas

A veces, los pensamientos se entrometen a pesar de sus mejores esfuerzos por mantenerse concentrado en la tarea en cuestión. Trabaje con los empleados para encontrar un método eficaz para tomar notas sobre las cosas que deben abordarse más adelante, ya sea enviar un correo electrónico importante o terminar una publicación de blog. A menudo, esta sencilla estrategia puede ayudar a despejar la mente y facilitar la concentración.

Divida las tareas en partes manejables

Una de las partes más críticas de la tarea única es dividir las tareas en partes que puedan gestionarse en una sola sesión, o al menos crear un punto de parada concreto. Algunas personas optan por utilizar sistemas de gestión del tiempo que se centran en tomar un descanso en un momento específico del día. Otros dividen sus días por tareas: cuando una determinada tarea termina, llega el momento de pasar a otra. Al dividir esas tareas, resulta más fácil concentrarse en ellas.