Microsoft Word es el programa de procesamiento de textos más omnipresente en el mercado; es intuitivo incluso para los usuarios de ordenadores más analfabetos tecnológicamente y está respaldado por la potente suite Microsoft Office.
Empujado por programas basados en la nube como Google Docs, Word ha evolucionado a lo largo de los años con suscripciones en línea que ofrecen acceso en múltiples dispositivos, así como una versión gratuita de Word basada en la nube. Pero a pesar de la competencia, el software de Microsoft sigue siendo la herramienta de referencia para producir documentos importantes. ¿Y por qué no? Es fiable, personalizable y tiene un montón de funcionalidades incorporadas que quizá no hayas probado todavía.
Cuando se trata de procesar textos, Microsoft Word es el estándar de oro. Como parte de la suite de productividad Microsoft Office, más de mil millones de usuarios de ordenadores confían en el programa cada día. Eso es casi una de cada siete personas en todo el planeta, una cifra impresionante que no tiene parangón en la industria tecnológica.
A pesar de que tantos consumidores utilizan Microsoft Word, no todos saben cómo aprovechar al máximo las capacidades del programa. Word está repleto de multitud de funciones que pueden facilitar la creación de documentos, informes y archivos de texto. Y cuando tu trabajo diario se vuelve más fácil, te vuelves más productivo y eficiente, lo que debería ser el objetivo final de cualquier software.
Beneficios de aprender MS Word
MS Word, uno de los programas de procesamiento de textos más utilizados en el mundo, ofrece una solución única para todas sus necesidades de elaboración de documentos, ya sea una simple carta, un folleto colorido o una cartera oficial para un producto.
Con una serie de plantillas prediseñadas que van desde un simple documento hasta folletos, certificados, tarjetas de visita e invitaciones, MS Word permite personalizar y crear documentos atractivos y fáciles de editar, que son fáciles de compartir, imprimir y colaborar.
Además de su accesibilidad y maniobrabilidad universales, MS Word también proporciona una serie de otras ventajas, entre ellas
Disponibilidad extrema
Tanto si trabajas en casa, en la oficina o en la escuela, MS Word es uno de los programas más disponibles que se encuentran en casi cualquier ordenador. Dado que es una de las aplicaciones de procesamiento de textos más utilizadas en el mundo, puede suponer con seguridad que estará disponible para cualquier persona con la que comparta sus documentos, incluso si vive al otro lado del mundo.
Además, MS Word te permite guardar, abrir y editar tus documentos en formatos compatibles con otras aplicaciones de procesamiento de textos, como PDF o sus propias versiones iniciales, lo que garantiza que cualquier persona en cualquier parte del mundo pueda acceder y editar el documento en el que has invertido tu energía y tu tiempo.
Integración con otros programas de MS Office
Un documento de MS Word puede integrarse fácilmente con otros programas de MS Office, lo que hace que compartir datos sea tan fácil como A..B..C. Si tiene una hoja de cálculo creada con MS Excel, MS Word le permite importar la hoja de cálculo fácilmente a un documento de MS Word existente, mientras que los documentos creados con MS Word pueden acompañarse fácilmente a MS PowerPoint, Excel o cualquier otra aplicación de MS Office.
Ayuda instantánea con el lenguaje
Con un completo diccionario, tesauro y ayuda gramatical en más de 40 idiomas, MS Word tiene la capacidad de detectar errores ortográficos, gramaticales y de sintaxis al instante y ofrecerte una serie de soluciones que se adaptan a la frase y al documento. Además, MS Word también puede detectar el idioma que estás utilizando y solicitar las correcciones correspondientes, lo que te permite combinar varios idiomas en un mismo documento.
Facilidad de lectura y escritura
MS Word te permite cambiar entre los modos de lectura y edición de un documento de forma fácil y fluida. Mientras que el modo de lectura proporciona herramientas esenciales para leer con textos dispuestos en columnas, el modo de edición permite crear un documento con un aspecto profesional combinando textos con imágenes, gráficos, diagramas y vídeos.
La maquetación en vivo de MS Word te permite jugar y experimentar con el diseño de tu documento en tiempo real, eligiendo sobre la marcha el diseño que mejor se adapte a tus imágenes y palabras.
Facilidad de colaboración
Al habilitar el guardado de archivos en One Drive o SharePoint de forma predeterminada, puedes colaborar en un único documento de Word con tus amigos y colegas enviando a cada uno un enlace al mismo documento con permiso de visualización y edición.
Acceda a sus adiciones y cambios al instante en tiempo real, a la vez que hace un seguimiento de los cambios y los comenta dentro del documento.
A continuación, te presento atajos, consejos, trucos y métodos de ahorro de tiempo favoritos para potenciar tu uso de Microsoft Word.
Microsoft Word es una herramienta universalmente conocida y utilizada, y en este curso abarcamos todos los temas que se deben dominar para trabajar con ella con eficiencia y profesionalidad; utilizando la suscripción de Microsoft 365, (antes Office 365). Hablaremos de los formatos básicos aplicados a un simple texto, la creación de un formulario protegido con casillas de verificación y listas desplegables, y la inserción y el manejo de imágenes, tablas e iconos. Al acabar el curso, no solo ganarás en productividad y eficiencia, sino que tus documentos ofrecerán un aspecto limpio, ordenado y, en definitiva, profesional.
Determine sus estadísticas de legibilidad
Word tiene el poder de juzgar no sólo su gramática y ortografía, sino también la complejidad de su escritura. Por ejemplo, ¿su escritura cumple con el nivel de comprensión de alguien que está cursando un posgrado, o de alguien que aún está aprendiendo las formas y los colores?
Word utiliza pruebas lingüísticas como el test de facilidad de lectura de Flesch, que calcula una puntuación en una escala de 100 puntos. Cuanto más alto es el número, más fácil es de entender. La propia documentación de Office sugiere que se debe obtener una puntuación entre 60 y 70.
Además, Word realiza una prueba lingüística similar, la prueba de nivel de grado Flesch-Kincaid, que le indicará el nivel de grado en EE.UU. para el que está escrito un texto; la mayoría de los documentos deberían estar entre 7,0 y 8,0, dice Microsoft.
Para utilizar esta función, primero tendrás que activarla en Archivo > Opciones > Revisión. A continuación, selecciona Mostrar estadísticas de legibilidad en ortografía y gramática. Ahora, cuando le pidas a Word que ejecute una corrección ortográfica, también generará las estadísticas de legibilidad de tu documento.
Resaltar un campo de texto cuadrado
Esta es una función que sólo se puede utilizar en casos muy concretos. Si mantienes pulsada la tecla Alt en Windows, o la tecla Opción en Mac, mientras haces clic y arrastras el ratón, podrás dibujar un cuadro dentro del documento que resaltará todos los caracteres de ese cuadro. Si alguna vez quisieras crear un cuadrado perfecto de texto morado en medio de un trozo de texto, así es como lo harías.
Generar texto aleatorio
Si necesitas añadir Lorem Ipsum en tu documento como marcador de posición, Word te tiene cubierto. Sólo tienes que escribir: =lorem(p,l) y sustituir la “p” por el número de párrafos que quieras, y sustituir la “l” por el número de frases que necesites. También puedes incluir un número entre los paréntesis y creará ese número de párrafos. Cuando esté listo, coloque el cursor al final de la ecuación y pulse Intro para generar su texto.
También puedes utilizar la jerigonza de la documentación de Office al azar como material de origen para tu relleno de lugar. Utiliza la ecuación =rand(p,l) en su lugar.
Añadir una calculadora a Word
Word tiene una calculadora integrada que puede ayudarte a resolver ecuaciones directamente en tu documento. En primer lugar, añádela al menú de Word accediendo a Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido y seleccionando Todos los comandos en el menú desplegable. Localiza Calcular y haz clic en Añadir para moverla a la columna de la barra de herramientas de acceso rápido. Haz clic en Aceptar para volver a tu documento.
Verás que se ha añadido un pequeño círculo gris en la parte superior de tu documento de Word. Ahora puedes escribir ecuaciones matemáticas, y si las resaltas, ese icono cambiará de color. Pulsa el icono y Word calculará la respuesta.
Resaltar una frase con un clic
Para resaltar rápidamente una frase entera, mantén pulsada la tecla Ctrl en Windows, o la tecla Comando en Mac, y haz clic en el principio de la frase. Word se encargará del resto
Salto a los puntos de edición
Al pulsar Mayúsculas-F5 podrás recorrer las partes del documento que hayas editado recientemente. Este truco incluso recordará dónde estabas editando por última vez después de reabrir un documento.
Escribe texto en cualquier lugar
Puedes utilizar Word como una especie de pizarra y colocar fácilmente texto en cualquier lugar de la página. Sólo tienes que hacer dos clics en cualquier lugar de la página y Word te permitirá empezar a escribir allí. Word inserta automáticamente retornos duros y tabulaciones para que puedas introducir el texto. Poetas de vanguardia, esta función es para vosotros.
Actualización automática de la fecha y la hora
A veces tienes un documento que utilizas una y otra vez, actualizando sólo algunos detalles clave. Si se trata de un documento como una carta que incluye la fecha y/o la hora, un pequeño truco ingenioso es permitir que Word actualice la fecha automáticamente.
En la pestaña Insertar, haz clic en el botón Fecha y hora y aparecerá una ventana emergente. Haz clic en el formato de fecha que desees y asegúrate de hacer clic en la casilla “actualizar automáticamente” de la esquina inferior derecha. Ahora la fecha se actualizará automáticamente cada vez que abras (o imprimas) el documento.
Convertir en un documento PDF y HTML
Word facilita la conversión de tu documento en un archivo PDF o HTML. Cuando “guardes como” un archivo, verás un menú desplegable “Guardar como tipo”, que te ofrecerá un montón de opciones, como PDF y Página web.
Ten en cuenta que la función de página web puede incluir mucho código adicional. Esto no afectará necesariamente a la página, pero puede hacer que las cosas sean un poco complicadas si necesitas cambiar algo. Otra opción es utilizar un sitio de conversión gratuito como Word to Clean HTML, que -como su nombre indica- creará código HTML a partir del texto que se copie y pegue directamente de un documento de Word.
Cambiar las mayúsculas de forma sencilla
Puede cambiar fácilmente las mayúsculas de cualquier texto con sólo pulsar un botón. Resalte una selección y haga clic en el menú desplegable “Aa” para modificar su texto entre las mayúsculas de la frase, todas las mayúsculas o todas las minúsculas. También puedes hacer que cada palabra comience con una letra mayúscula y alternar entre mayúsculas y minúsculas.
Mostrar caracteres ocultos
Si estás trabajando en un documento complejo con diferentes estilos, columnas y formatos, la edición puede convertirse rápidamente en un ejercicio tedioso. La mejor manera de ver lo que ocurre con el formato de tu documento es hacer visibles todas las marcas invisibles (retornos duros, retornos blandos, tabulaciones, espacios). Pulsa Ctrl-Mayúsculas-8 en Windows o Comando-8 en Mac.
Reemplazar los caracteres invisibles y el formato
La herramienta Buscar y Reemplazar de Microsoft Word es un salvavidas. Puedes realizar cambios masivos de forma rápida y sencilla sin tener que buscar cada instancia de algo que necesites cambiar. Pero también puedes hacer un Buscar y Reemplazar para los caracteres ocultos en tu documento.
Haz clic en el botón Buscar y reemplazar en Word, y luego haz clic en Más en el cuadro de diálogo. Haz clic en Formato para buscar el formato de tu documento: el menú desplegable incluye márgenes, fuente, estilos e interlineado. Así podrás, por ejemplo, buscar y sustituir una fuente verde por una púrpura. Haz clic en Especial para buscar caracteres especiales (guiones, espacios en blanco, etc.).
También puede insertar comandos en el campo de texto para buscar directamente el formato y los caracteres. Utilice ^p^p para buscar/reemplazar espacios dobles, y sustitúyalos por ^p para espacios simples. También puede utilizar ^t para buscar tabulaciones, ^# para buscar dígitos, ^$ para letras y ^w para cualquier espacio en blanco.
Insertar objetos en Word
Si alguna vez crees que a tu documento le vendría bien añadir algo al cuerpo de la copia, Word te permite insertar objetos directamente en la página. Haz clic en Insertar > Objeto para abrir un cuadro de diálogo que te muestra lo que puedes añadir. Así es como añadirías un gráfico a tu documento, pero también puedes incrustar un PDF o una hoja de cálculo de Excel.
Insertar ecuaciones
Puedes añadir ecuaciones matemáticas complejas en Word haciendo clic en Insertar > Ecuación, y luego seleccionando la ecuación que deseas añadir. Una vez insertada en tu documento, puedes cambiar el formato o sustituir las letras por números.
Proteger tu documento
Word tiene una buena cantidad de protección incorporada que cifrará tu escritura. Haz clic en Archivo > Información para gestionar los permisos de visualización y edición, activar el cifrado con contraseña y crear una contraseña para el documento.
El cuadro de búsqueda es tu amigo
¿No estás seguro de dónde está algo? En las versiones más recientes de Microsoft Word, puedes escribir lo que buscas en el cuadro de búsqueda para acceder rápidamente.
