Después de leer esta guía, sabrás cómo mejorar tus habilidades de comunicación y ayudar a los demás a hacer lo mismo.
La comunicación es una habilidad, y como todas las habilidades, se puede mejorar con la práctica.
Podrá emplear eficazmente estas técnicas en su lugar de trabajo, lo que mejorará las relaciones interpersonales, permitirá una mejor resolución de problemas y, en última instancia, conducirá a mejores resultados empresariales.
Ser capaz de comunicarse eficazmente es quizá la más importante de todas las habilidades de la vida. Es lo que nos permite transmitir información a otras personas y entender lo que nos dicen. Basta con observar a un bebé que escucha atentamente a su madre e intenta repetir los sonidos que ésta emite para comprender lo fundamental que es el afán de comunicación.
La comunicación, en su forma más simple, es el acto de transferir información de un lugar a otro. Puede ser vocal (usando la voz), escrita (usando medios impresos o digitales como libros, revistas, sitios web o correos electrónicos), visual (usando logotipos, mapas, tablas o gráficos) o no verbal (usando el lenguaje corporal, los gestos y el tono de voz). En la práctica, suele ser una combinación de varias de ellas.
¿Por qué es tan importante una buena comunicación en el trabajo?
Puede ser tentador pensar que, mientras hagas bien tu trabajo, ser un buen comunicador no es muy importante. Sin embargo, eso no podría estar más lejos de la realidad.
Todos los aspectos de tu trabajo dependen de la comunicación, y lo bien que puedas comunicarte está directamente relacionado con lo bien que puedas hacer tu trabajo.
Esto se ha vuelto aún más relevante con el aumento del trabajo a distancia: las malas habilidades de comunicación se han puesto de manifiesto por el aumento del uso de la mensajería en lugar de la comunicación cara a cara en el lugar de trabajo.
Si estás en un puesto de cara al cliente, tu comunicación con él hará que la relación se rompa.
Piensa en los distintos aspectos de ese trabajo que requieren una buena comunicación:
- Presentar tu empresa al cliente,
- construir una relación personal de confianza con ellos,
- entender lo que quieren y comunicarlo claramente a los equipos correspondientes,
- recibir comentarios,
- comunicar las actualizaciones o los retrasos, y mucho más.
Si no eres capaz de hacer esto, el cliente perderá la confianza y podría buscar otra empresa que sea mejor en la comunicación.
Si estás en un puesto de gestión o te gustaría estarlo en el futuro, la comunicación es clave.
Según una investigación de LinkedIn, las habilidades de comunicación son la primera habilidad blanda más deseada por los empleadores.
Dirigir consiste en ser capaz de transmitir bien tu mensaje, explicar conceptos, dar feedback constructivo, orientar a tu equipo y resolver problemas. Su capacidad de comunicación será crucial para todas estas acciones.
Incluso en funciones en las que se trata principalmente con el propio equipo, las habilidades de comunicación le ayudarán a lograr el éxito en su función.
Una buena comunicación le permitirá explicar los problemas, crear soluciones, establecer relaciones positivas con su departamento y colaborar eficazmente en el flujo de trabajo.
Formas de mejorar su capacidad de comunicación
La importancia de escuchar
No podemos hablar de la importancia de la comunicación sin destacar que un aspecto muy importante es lo que se hace cuando no se habla.
Ser un buen oyente es la parte más crucial de la comunicación.
No se trata sólo de escuchar las palabras que dice una persona, sino que también hay que estar atento a su comunicación no verbal.
- ¿Evita la persona el contacto visual?
- ¿Su postura es abierta o cerrada?
- ¿Se mueve con las manos?
- Todas estas acciones transmiten mucha información.
Cómo ser un buen oyente:
- Cuando escuches, presta toda tu atención al interlocutor.
- Pon el teléfono boca abajo.
- Aparta la vista de la pantalla del ordenador.
- Fíjate en sus señales no verbales y escucha sus palabras.
Utiliza las preguntas de aclaración para seguir los puntos clave y luego resúmele lo que has entendido, para que pueda aclarar cualquier error de comunicación inmediatamente.
Si sigues estos consejos, demostrarás que te has involucrado en la conversación, confirmando a la persona que la has escuchado y entendido completamente.
Mejorar la comunicación no verbal
Para empezar a mejorar su comunicación no verbal, primero debe empezar por prestarle atención.
A lo largo del día, observe cómo utiliza los distintos tipos de comunicación no verbal que mencionamos en nuestro artículo sobre los tipos de comunicación.
Obsérvese a sí mismo:
- ¿Mantienes un contacto visual constante?
- ¿Cómo te posicionas cuando hablas con la gente?
- ¿Cambia su postura en función de con quién esté hablando?
- ¿Cómo reacciona la gente ante ti?
Observa a los demás:
- ¿Hay ciertas personas que te hacen sentir escuchado?
- ¿Qué hacen para que te sientas así?
- ¿Hay alguien con quien sea desagradable comunicarse?
- ¿Por qué?
- ¿Qué acciones realizan que hacen que no te guste hablar con ellos?
- Piensa en los aspectos positivos y negativos que observas.
- Si hay alguien con quien te resulta especialmente bueno -o malo- hablar, señala por qué te hace sentir así.
- Presta atención a las señales no verbales que emiten.
- Puedes imitar los aspectos positivos y ser consciente de los negativos.
Cómo mejorar la comunicación no verbal:
- No te muevas. Esta es la regla número uno. Quédate quieto y tranquilo. Esto comunica que tienes el control, la confianza y que eres una fuerza a tener en cuenta.
- Utiliza el contacto visual de forma inteligente. Enfoca a las personas cuando quieras hacerles entender algo. Mire a la gente a los ojos tanto cuando les escuche como cuando hable.
- Utiliza el espacio con confianza. No te minimices, sino que relájate en tu espacio. Es importante que lo hagas con inteligencia. No impidas que los demás se sienten cómodamente.
- Esfuérzate por no reaccionar en situaciones de estrés. Mantén el nivel de tus emociones y responde con calma.
El simple hecho de ser más consciente de la comunicación no verbal y del poder que tiene te ayudará a utilizarla mejor de forma proactiva y positiva.
Si observas que tiendes a evitar el contacto visual durante las negociaciones estresantes, puedes asegurarte de poner énfasis en establecer un contacto visual constante cuando hables en la próxima reunión.
Mejorar la comunicación verbal
Para mejorar tu comunicación verbal, tendrás que mejorar tanto lo que dices como la forma en que lo dices.
No importa lo claro que sea tu mensaje si eres condescendiente o grosero cuando lo dices.
Al igual que recomendamos para la comunicación no verbal, empieza por observarte a ti mismo y a los demás en la conversación.
Obsérvese a sí mismo:
- ¿Cómo reacciona la gente ante ti?
- ¿Hay momentos en los que reaccionan de forma más negativa que en otros, y puede precisar por qué?
- ¿Hay compañeros con los que le gusta especialmente conversar?
- ¿Por qué?
- Observa cómo se produce la comunicación en tu entorno de trabajo y presta atención a los aspectos positivos y negativos.
- A continuación, empieza a pensar en el contenido de tus comunicaciones verbales.
Todos conocemos a alguien que tarda mucho en ir al grano, y lo frustrante que puede ser, o a alguien que nunca va al grano.
- Antes de hablar, sepa lo que quiere comunicar.
- Comienza con tu propósito (“Creo que tenemos que aumentar el gasto en publicidad un 10%”)
- Pase a su razonamiento (“La próxima temporada de vacaciones es un momento privilegiado para dirigirnos a nuestros clientes de forma más eficaz”)
- Revise los posibles resultados (“Podríamos aumentar las ventas entre un 20 y un 30%”).
- Aunque este consejo es más adecuado para presentaciones más formales, también es eficaz en entornos informales.
- Saber lo que quieres decir y tener datos que lo respalden te hará parecer más profesional, informado y decidido.
- Utiliza el tono para ayudar a cautivar a tu audiencia
- Un tono más bajo tiende a comunicar seriedad y experiencia. Respire más profundamente y hable con el diafragma para bajar la voz.
- Utilice estratégicamente el silencio para captar y mantener la atención. Haga una pausa y capte la atención del espectador antes de soltar su discurso, su gran revelación o su frase de tesis.
- Utilice una gama de cadencia, velocidad y estilo. No quieras hablar en un tono monótono, pues aburrirás a tu audiencia y no se enganchará al contenido de tu comunicación.
Mejorar la comunicación escrita
En la comunicación escrita, el primer paso para mejorar es asegurarse de que la ortografía y la gramática son perfectas.
Hay muchas herramientas online que pueden ayudarte con esto. Sólo tienes que pegar tu escrito en la aplicación y luego obtienes valiosos comentarios sobre la ortografía, la gramática e incluso el contenido.
Ahora bien, esta no es una solución perfecta, la IA es inteligente, pero puede cometer errores, pero funciona muy bien para una revisión rápida, especialmente si no eres el escritor más fuerte del mundo.
- Tómate el tiempo de releer todo lo que escribes.
- ¿Es el tono apropiado para el escenario?
- ¿Hay errores, elementos mal enlazados o puntos que faltan?
- ¿Has tratado el tema con suficiente profundidad?
A menudo sobrestimamos lo que otras personas saben sobre nuestros temas especializados, puede que sea necesario escribir con más detalle. Al mismo tiempo, ¡no escribas una novela!
El formato es la clave
Formatea todo, desde un mensaje de Slack hasta una presentación completa, para asegurarte de que estás creando un texto legible.
- Utiliza viñetas y párrafos para dividir tu mensaje.
- Resalta tus puntos en negrita si tienes mucho texto.
- Subraya todo lo que consideres crucial.
Más consejos para mejorar tu comunicación escrita:
- Exponga sus supuestos. Esto ayudará a evitar errores de comunicación. Empiece diciendo: “Supongo que se ha enterado del nuevo cambio de política, que entrará en vigor el 1 de junio. Debido a ello, ajustaremos x, y y z”.
- Lea a menudo. Desde los mensajes hasta las novelas, lea a menudo y, cuando lo haga, piense en lo que le gusta (o no) de lo que está leyendo. Emula lo que te gusta y trabaja para evitar lo que no te gusta.
- Utiliza el encuadre para transmitir tu mensaje. Piensa en el punto de vista del destinatario, en lo que le interesa, y enmarca el mensaje para destacarlo.
- Lee tu escrito en voz alta para comprobar que no hay errores. Aprovecha este momento para revisar la gramática, el tono, comprobar los hechos y asegurarte de que has cubierto todo lo que querías en la comunicación.
- En la medida de lo posible, utiliza ejemplos claros y evita el uso de demasiada jerga.
Mejorar la comunicación visual
Un aspecto importante del uso de la comunicación visual es utilizarla sólo cuando sea necesario.
- Una presentación llena de ayudas visuales que no aportan nada al contenido es desordenada, poco profesional y distrae del mensaje general.
- Hay que ser juicioso con lo que se incluye y por qué se incluye. Asegúrese de que utiliza el gráfico adecuado para mostrar los datos de la forma más clara, o incluya sólo los bocetos que contribuyan a que la audiencia comprenda las ideas para un nuevo logotipo.
- No todos somos diseñadores gráficos, pero existen herramientas que nos ayudan a crear imágenes de aspecto profesional.
- Utilízalas. No quieres que tu presentación parezca creada en el 1995.
- Opta por plantillas limpias y profesionales, en lugar de buscar algo “interesante”. Tu mensaje debe ser la estrella, no la fuente, el color o la imagen de fondo.
Unos consejos más para mejorar la comunicación visual:
- Menos, es más. Reduzca el diseño y resista la tentación de meter todos los datos, cifras, fuentes y colores en una presentación.
- Utilice la tipografía. En caso de duda, pida las directrices de la marca de su empresa y sígalas. Le ayudarán a crear presentaciones coherentes y acordes con el aspecto preferido de su empresa.
- Preste atención al equilibrio y la armonía. Puedes conseguirlo utilizando elementos similares, en lugar de dispares, en tu comunicación. El mismo estilo de clipart, la misma familia de fuentes o los mismos tonos pastel.
- Comience con el fin en mente. Sepa lo que quiere comunicar y empiece por ahí.
